|
Дейности:
|
Дейност 1. Сформиране на екип В началото на проекта ще бъде сформиран екип за успешното и ефективно изпълнение на проекта, който ще се състои от ръководител, координатор, технически сътрудник и счетоводител. Опитът на участниците в екипа ще бъдат гаранция за доброто и качествено реализиране на всички цели и задачи, заложени в проектното предложение. След сформирането на екипа ще бъдат определени вътрешни правила за работата му, които ще съответстват на правилата на работа в администрацията на община Самоков, както и на финансиращия орган – Оперативна програма „Административен капацитет”. Като част от правилата ще бъдат заложени вътрешната йерархия в екипа, потока на комуникация вътре в екипа и с ръководството на общината, както и периодичните срещи, отчеността и взаимното информиране членовете.
Дейност 2. Създаване на моментна картина на състоянието на общинската администрация в община Самоков – реализиране на функционален анализ Основният акцент на настоящото проектно предложение е реализирането на функционален анализ на общинската администрация на община Самоков. На базата на получените изводи от този анализ ще бъдат направени и конкретни предложения за промяна на структурата на общината, оптимизиране на функциите на служителите в нея, постигане на по-голяма ефективност и ефикасност.
Дейностите по извършване на функционалния анализ ще следват разработената Единната методика за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и заложените в нея етапи и методи за постигане на целите на анализа.
Първи етап – подготовка за реализиране на функционален анализ – на този етап ще бъде разработено подробно технологично задание за провеждане на избор на изпълнител на разработване на функционалния анализ. Ще бъдат определени целите на анализа, ще бъде уточнени акцентите му, както и основните методи, които ще бъдата прилагани при извършването му. От страна на общината ще бъде обособено звено, което ще подпомага външния екип при осъществяването на анализа. Общинският екип ще бъде натоварен с извършването на организационно-административна дейност и оказване на логистична подкрепа на екипа, провеждащ функционалния анализ.
На този етап ще стартират и дейностите по популяризирането на анализа сред екипа на общината с цел въвличането му в дейността, като основно изискване за постигане на ефект от анализирането и оптимизирането на дейността на общинската администрация.
Втори етап – Провеждане на функционалния анализ
След избора на външен изпълнител ще стартира и същинското осъществяване на отделните дейности по анализа на общинската администрация. В началото ще бъде бъде направен анализ на основни документи на общината, касаещи структурата и дейността на администрацията, което ще позволи да се анализира настоящото състояние.
Втората крачка ще бъде да се направи анализ на релевантността на функциите в администрацията, на хоризонталното и вертикалното разположение на функциите, както и на евентуалното дублиране на задължения между отделните членове на екипа на общинската администрация. Паралелно с това ще бъдат проучени и ефективността, и ефикасността на дейността на екипа на администрацията.
Като резултат ще станат ясни възможните области:
• за промяна и оптимизиране на структурата на администрацията,
• посоките за подобряване на стратегическото планиране и целепогане (на база изследване на ефективостта),
• анализът на ефикасността ще даде възможност за оптимизиране на резултатите с максимално използване на наличните ресурси.
За постигане целите на тези анализи ще бъдат прилагани методите, предвидени в Единната методика:
• Анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници за ръководителите на администрацията. При разработването на въпросниците ще бъдат взети под внимание примерните модели, които са част от Методиката.
• Провеждане на интервюта със служителите в рамките на общата и специализираната администрация на общината.
• Провеждане на фокус-групи сред бизнеса и НПО за определяне отношението и представяне на препоръки за промяна на работата на администрацията.
• Предвижда се да бъде проведено анкетно проучване сред гражданите на базата на случайната извадка. Целта е да се проучат нагласите и удовлетвореността на гражданите от дейността на администрацията. Във въпросника ще бъдат включени въпроси, свързани както със ефективността, така и с ефикасността на администрацията, а отговорите на гражданите ще дадат външната, независима оценка за дейността на общината от страна на тези, за които тя работи – гражданите, като основни потребители на нейните услуги. Проучването ще обхване представително за броя на населението на общината извадка – 700 души (заради големия брой населени места – 27 - извън общинския център).
Паралелно с тези дейности ще тече и Информационна кампания за популяризиране целите на анализа – както вътре в общинската администрация, така и сред гражданите. Преди стартирането на процеса на реализиране на функционалния анализ ще бъде организирана пресконференция. За служителите в администрацията ще бъдат подготвени специалин материали, които ще имат за цел да обяснят смисъла на анализа, както и да намалят напрежението, което може да се породи поради възникване на съмнения от съкращения. Тези материали ще бъдат разпространени по вътрешната мрежа на общината, както и на сайта на общината. Преди стартирането на анализа ще бъде организирана и специална среща-дискусия с администрацията. В началото на дейността ще бъде направено представяне и пред общинския съвет, с цел получаване на подкрепа и от страна на законодателния орган на местната власт.
Дейност 3. Конкретни стъпки за промяна На базата на направените анализи и разработения общ доклад – Функционален анализ на общинската администрация на община Самоков ще бъдат разработени и предложения за промяна в дейността й. Първият вариант на анализа ще бъде представен на специално организирана среща с ръководството на общината, за да се презентират резултатите, изводите и препоръките на екипа, реализирал анализа. След тази първоначална дискусия и направените бележки екипът ще разработи план за действие, който ще съдържа конкретни стъпки за промяна и подобряване на дейността и структурата на администрацията. В зависимост от резултатите от анализа на състоянието, планът за действие ще предвижда предложения за промени в структурата на общината, в правилника на работа на общинската администрация, промени в длъжностните характеристи на служителите. Паралелно с това екипът ще разработи наръчник за по-ефективно управление на общинската администрация с конкретен модел за изпълнение на отделните функции. При разработването на наръчника и модела ще бъдат използвани най-добрите европейски модели за ефективна и ефикасна общинска администрация – моделът на Performance Management, прилаган в Англия на местно ниво и промотиран от Съвета на Европа, Моделът за добро управление, също част от практиките на Съвета на Европа и т. н.
С цел по-лесно и безболезнено усвояване на новите функции на общинската администрация ще бъде организирано и проведено едно еднодневно обучение за администрацията, на което ще бъдат представени резултатите от анализа, посоките за промяна, както и новите функции, задължения и отговорностите на общинските служители.
Дейност 4. Гарантиране на устойчивост Последният етап от реализиране на проектните дейности ще бъде посветен на усилия за осигуряване на устойчивост на оптимизираната структура и дейност на общинската администрация. Новата структура на общината ще бъде приета и от Общинския съвет на Самоков. Ще бъде разработен механизъм за мониторинг на функционирането на новите модели и методи за работа на общината, както и на структурата й. Този механизъм ще включва периодична оценка на състоянието, както и възможност за гъвкава реакция при ясно заявена необходимост от промяна заради нуждите и очакванията на гражданите на общината. Развитието на ефективна и ефикасна общинска администрация, отговаряща на потребностите на гражданите, на модерните тенденции ще бъде заложено като приоритет и в следващия Общински план за развитие на община Самоков за следващия програмен период – 2014 – 2020 г. Като механизъм за създаване на устойчивост на промяната, както и за постоянно въвеждане на новите идеи и тенденции в областта на администрацията ще бъде разработената Двугодишна програма за обучение и квалификация на общинската администрация в Самоков за периода 2013 – 2015 г. Тя ще бъде актуализирана ежегодно след публикуване програмите за обучение на Национално сдружение на общините в Република България и Института по публична администрация с цел използване и на техните ресурси.
Дейност 5. Дейности за информация и публичност През целия период на реализиране на проекта ще бъде поставен важен акцент върху необходимостта от осъществяване на публичност на дейностите от проекта. В този проект вниманието ще бъде насочено върху активната вътрешна комуникация поради необходимостта от създаване на благоприятна, разбираща и подкрепяща среда вътре в администрацията и преодоляване на потенциално напрежение сред членовете й.
Ще бъдат реализирани всички изисквания на финансиращия орган за визуализиране на финансовата подкрепа на ОПАК и ЕСФ – на всички издания, покани, програми и материали за обучения, както и на всички останали печатни материали, и на интернет сайта да бъдат поставяни логото и текст, информиращ за подкрепата (съгласно Правилата за информация и публичност на ОП). В началото на проекта ще бъде организирана въвеждаща пресконференция, като такава ще бъдат направена и в края на проекта. Ще бъдат организирани и публикации в местни медии, на сайта на общината, както и специални тематични излъчвания в местни електорнни медии. Ще бъдат изработени и специални промоционални материали, представящи проекта за целите на информационната кампания и за популяризиране на целите и задачите му.
|