|
Дейности:
|
Дейност 1. Сформиране на екип по управление на проекта В началото на изпълнение на проекта ще бъде издадена заповед за сформиране на екип за управление на проекта, който се състои от трима членове: ръководител, координатор и счетоводител.
Ще бъдат организирани въвеждаща и регулярни междинни срещи на екипа, при които ще се съблюдава напредъка по проекта. Ще се прецизира плана за изпълнение на конкретните дейности и ще се предприемат корективни мерки при необходимост.
Екипът ще носи отговорността за техническото и финансово отчитане на проекта и предаване на необходимите отчети в срок.
Дейност 2. Изготвяне на документация за провеждане на процедури по ЗОП Необходимо е да бъдат подготвени тръжни документи за избор на:
o консултант за разработване на тръжни документации по проекта;
o консултант за провеждане на функционалния анализ и подготвяне на проекти на вътрешни документи на Община Харманли;
o изпълнител за организация на изнесен двудневен семинар със специалистите и длъжностите лица, отговорни за изпълнението на мерките от функционалните анализи, съобразно плановете за действие;
o изпълнител на дейности за информация и публичност;
Съставянето на необходимата документация за сключване на договор с избран консултант за подготовка на тръжни документации за възлагане на проектни дейности на външни изпълнители е ангажимент на екипа за управление на проекта. Избраният консултант ще подготви документацията за останалите три поръчки за реализация на проекта.
Документацията по чл. 28, ал. 1 на ЗОП за участие в открита процедура за възлагане на обществена поръчка за услуга (извършване на функционален анализ) ще съдържа:
o решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
o обявление за обществената поръчка;
o пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции;
o технически спецификации;
o минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти (ако е приложимо);
o показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата при критерий за оценка икономически най-изгодна оферта;
o образец на офертата, както и указание за подготовката й;
o проект на договор.
При провеждане на тръжната процедура ще бъдат взети предвид нормативните предписания и срокове, определени в ЗОП. От страна на Община Харманли ще бъде сформирана комисия за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти. Тя номинира една от предложените оферти въз основа изпълнение на заложените критерии за административно и техническо съответствие, както и на база подаденото ценово предложение. След избор на оферта ще бъде сключен договор за обществена поръчка с кандидата, определен за основен изпълнител на услугата.
В допълнение към документацията за открита процедура по ЗОП следва да бъдат разработени две документации по чл. 14, ал. 4, т. 2 за услуги. Документациите ще бъдат съобразени с актуалните и функциониращи правила и вътрешен ред за възлагане на обществени поръчки на община Харманли.
Технологията на провеждане на избора на изпълнители ще преминава през следните етапи: (1) подготовка на конкурсната документация; (2) фактическо провеждане на избора съгласно нормативните предписания и срокове и (3) сключване на договори с избраните изпълнители.
Дейност 3. Работни срещи на екипа по функционалния анализ Като част от процеса на провеждане на функционалния анализ на Община Харманли се предвижда регулярно да се провеждат работни срещи, участие в които ще вземат експерти от екипа на консултанта и експерти от община Харманли, влизащи в състава на екипа за функционалния анализ. Работните срещи ще имат за предмет обсъждане на конкретни теми и задълбочено разглеждане на определени въпроси, като предоставят същевременно и възможност за обмяна на идеи между участниците. Работните срещи ще се провеждат във формат на работни групи и ще имат индикативна продължителност от 3-4 работни часа всяка
Дейност 4. Планиране и подготовка на функционалния анализ чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Подготвителната фаза ще започне с дейност по сформиране на екип за извършване на анализите. Участниците във функционалните анализи ще включват представители на:
o Възложителя („спонсор”) и партньора по проекта;
o Ръководител на екипа (секретарят на община Харманли или други ръководители или експерти);
o Членове на екипа от Община Харманли – служители и ръководители от звената, отговарящи за управление на финансовите и на човешките ресурси, както и от специализираната администрация;
o Членове на екипа – външни експерти („провокатори”) – експерти от екипа на консултанта.
Дейността ще продължи с дефиниране на заинтересованите страни. Основните видове заинтересовани страни, които е необходимо да бъдат идентифицирани и анализирани при етапа на планиране на функционалния анализ са: външни и вътрешни заинтересовани страни.
Следващият подетап при извършване на анализите се свежда до уточняване на техния акцент. Фокусът на работа, в зависимост от извършената преценка, ще падне върху едно от следните направления:
• Релевантността на функциите и организационното структуриране на административната структура, когато конкретната цел е оценка и евентуално промяна в организационната структура и функциите на вътрешните звена;
• Ефективността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е насочена преди всичко към подобряване на стратегическото планиране, дефинирането на цели и изграждане на специфично „дърво” на целите;
• Ефикасността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е свързана с оценка на използваните ресурси и на постигнатите резултати.
Следва изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите. Графикът ще съдържа: дейностите, тяхната продължителност и последователност, обхват на разглежданите документи и документация, сроковете за разпространяване на въпросници, време за попълването им и за получаване на попълнените въпросници, периода и начина на провеждане на интервюта, фокус групи и наблюдения.
Дейност 5. Провеждане на функционалния анализ чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Същината на функционалния анализ има за цел да изясни следните въпроси: обезпечеността с функции на вътрешните звена; обезпечеността с програмни и/или стратегически документи със съответните цели; обезпечеността на програмните и стратегически документи, свързани с правомощието с цели и функции на вътрешните звена; изпълнението на целите; постигнатите резултати; използваните ресурси (направените разходи); съотношенията между резултати и ресурси, както и възможностите за икономично използване на ресурсите.
Първият компонент на анализа представлява анализ на релевантността на функциите, чрез който се идентифицират, групират и анализират правомощията на органа на власт, на функциите на дирекциите/главните дирекции, на функциите на отделите и секторите и др. Целта на провеждания анализ е да установи дали има и други органи на власт, които отговарят за същите, сходни или свързани области на политиката.
Следва анализът на ефективността от дейността на администрацията. При изпълнението на тази част от анализа консултантът ще насочи усилията си в идентифициране и анализ на мисията и визията на административните структури, на дългосрочните и годишни цели на администрацията и отделните й звена.
Последният аспект от същинската част на анализа засяга ефикасността и икономичността. Външният изпълнител ще извърши оценка на постигнатите резултати и направените разходи за предходната година по избраните показатели, при наличие на достъпна за екипа (от различни официални източници) или изготвена от администрацията информация.
Следва идентифициране на области за подобрение. Предложенията за подобрение ще бъдат формулирани като конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността.
Дейност 6. Провеждане на изнесен двудневен семинар със специалистите и длъжностите лица, отговорни за изпълнението на мерките от функционалния анализ, съобразно плана за действие Проектът предвижда провеждането на двудневен семинар, на който екипът на изпълнителя, провел функционалния анализ, да представи основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плановете за действие за тяхното изпълнение. На семинара ще присъстват лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите, познават спецификата на дейността им и ще бъдат ангажирани с реализирането на плановете за действие. Семинарът ще даде възможност за представяне на сравнителен анализ на констатациите спрямо двете общински администрации и ще съдейства за обмяна на идеи и добри практики.
Организацията на семинара ще бъде ангажимент на избран външен изпълнител, който ще има за задача да осигури необходимите транспорт, настанителна база и храна за участниците.
Дейност7. Изготвяне на окончателен доклад на функционалния анализ и план за действие Въз основа на направения анализ и взетите под внимание коментари от проведеното обсъждане, ще бъде изготвен и предаден окончателният доклад за проведения функционални анализи на община Харманли, включващ плана за действие.
Докладът се изготвя по предварително зададена в Единната методология образец, включващ: въведение (цел и задачи на функционалния анализ; ограничения при провеждане на функционалния анализ; очаквани резултати; кратко описание на методологията), Области на политика / видове дейности, Анализ на текущото състояние на административната структура (в този раздел се представят резултатите от анализа на релевантността, анализа на ефективността, анализа на ефикасността, както и обобщени изводи и оценки). Като приложения към доклада ще бъдат включени: план за действия, списъци с проучени документи, сравнителни и аналитични таблици, графики, диаграми и други, които илюстрират и аргументират констатациите от анализа и направените предложения.
Форматът на плана за действие ще включва следните основни акценти: препоръка, очакван резултат, дейности, индикатор за изпълнение, срок за изпълнение, отговорник, необходими ресурси.
Дейност 8. Внедряване на препоръките от функционалния анализ: изготвяне на проекти на документи във връзка с изпълнението на плана В плана за действие ще бъдат посочени основните препоръки за подобрение, идентифицирани в резултат на проведения функционален анализ. Те следва да бъдат проектирани в конкретни вътрешни документи, които консултантът ще изготви във връзка с идентифицираните и нуждаещи се от подобрение и оптимизация дейности и функции на общинската администрация. Проектите на документи ще имат отношение към констатациите от анализа на релевантността, анализа на ефективността и анализа на ефикасността.
Дейност 9. Изпълнение на плана за действие и мониторинг на изпълнението Изпълнението на плана за действие предполага проектите на вътрешни документи, разработени от външния изпълнител при извършване на функционалния анализ, да се проимета и одобрят от кмета или общинския съвет, за да могат реално да влязат в сила. Мониторингът при изпълнението предполага периодично информиране на всички заинтересовани страни за изпълнението на препоръките (плана за действие), което може да се изрази доклад за статуса на изпълнение на плана за действие.
Дейност 10. Дейности, свързани с информираност и визуализация (пресконференция, публикация в местен вестник, брошури, табели) Дейността предвижда отдаването на необходимата публичност за финансирането на проекта от страна на ЕСФ и бюджета на ЕС. Избраните средства за информация включват освен провеждането на пресконференция със собствен ресурс и издаването от външен изпълнител на брошури, извършването на публикации в местни/регионални печатни издания и поставяне на информационни табели на видимо място. Въпросните канали за комуникация ще достигнат до широк кръг хора и ще покрият значителна аудитория.
След изготвяне на окончателния доклад от функционалния анализ на Община Харманли ще бъде организирана пресконференция, на която ще бъдат поканени всички заинтересовани страни – граждани и структури на гражданското общество, представители на местния бизнес. Ще бъдат представени дейността на консултанта за функционалния анализ и съвместната му работа с експертите на общинската администрация, констатациите за слабите страни и идентифицирани потребности от подобрение в конкретни области на провежданата политика на местно равнище, както и постиженията, свързани с внедряване на препоръките.
Пресконференцията ще се проведе в собствено помещение на общината и няма да изисква разходването на допълнителни средства.
|