Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-1.1.04-0006-C0001
Номер на проект: 12-11-6
Наименование: Община Попово – ефективно функционираща администрация в изпълнение на принципите за добро управление.
Бенефициент: Община Попово
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 30.08.2012
Начална дата: 19.10.2012
Дата на приключване: 19.04.2014
Статус: Приключен
Място на изпълнение: България
Описание
Описание на проекта: Подобряване ефективността и организационното развитие на Общинска администрация - Попово
Дейности: Дейност №1 „Изготвяне на тръжна документация и провеждане на процедури по реда на ЗОП” Община Попово ще възложи на външна фирма-изпълнител, разработването на тръжни документации за процедури, които ще се проведат по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП). Външната фирма-изпълнител ще подготви документация, ще бъдат обявявани и проведени процедурите за изпълнители на дейностите по извършване на Функционален анализ и разработването и/или актуализацията на вътрешните документи и обученията на служителите от администрацията.
Дейност №2 „Извършване на функционален анализ, чрез прилагане Единната методология за провеждане на функционален анализ” Ще бъде извършен функционален анализ от екип включващ – външни експерти, като експерти от администрацията и кмета на Общината ще осъществяват контрол върху изпълнението на цялата дейност. Функционалният анализ ще се разработи на база Единната методология за провеждане на функционален анализ. Същността на предвидения функционален анализ е да се извърши оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са: 1. Планиране и подготовка на функционалния анализ – сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност; 2. Провеждане на функционалния анализ – анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение; 3. Приключване на функционалния анализ – приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни; 4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението – анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ; За провеждането на функционалния анализ ще бъдат използвани следните методи: -Проучване на документи и информация; -Анкетни проучвания; -Интервюта с ръководители и служители от администрацията; -Провеждане на фокус групи. Фокус групите ще бъдат две – от представители на ръководния състав и от служители. Те ще се състоят от по 10 човека. Фокус групите ще обсъдят работния вариант на направения анализ и получените резултати, след което изпълнителят ще пристъпи към окончателното им изготвяне; -Експертна оценка, използвана на всеки етап от анализа.
Дейност №3 „Провеждане на кръгли маси за дискусия след приключване на функционалния анализ” Провеждане на кръгла маса за дискусии и оценка на направените препоръки в Доклада от разработения функционален анализ и запознаване с Общия план за действие, изготвен от екипа в Дейност №2 „Извършване на функционален анализ, чрез прилагане Единната методология за провеждане на функционален анализ” След приключването на функционалния анализ ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересовани страни: 1.Вътрешни – вътрешните експерти в администрацията, директорите на дирекциите, ръководителите на отделите и звената, кмета на Община Попово, главния секретар. 2.Външни - представители на други функционално свързани администрации; експерти, участвали в изготвянето на функионалния анализ. На обсъждането, ще представят основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде предоставен за мнение на лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие. Във връзка с това ще бъдат разпечатани 30 копия от Окончателния доклад и разработения План за действие, предназначени за участниците в кръглата маса. Целта на проведената кръгла маса е да бъдат представени резултатите от доклада за извършения функционален анализ на Общината, както и да бъдат дискутирани направените предложения за промени във функциите на администрацията и всички и стратегически и нормативни документи. Идентифицираните области и предложенията за подобрения трябва да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими, определените акценти на функционалния анализ, за да се изпълнят и очакваните резултати. Въз основа на направената оценка следва да се определят областите и предложенията с най-голям приоритет, към които следва да насочи вниманието си администрацията при изпълнението на направените препоръки, включени в окончателния доклад от извършения анализ.
Дейност №4 „Разработване и/или актуализация на нормативни, стратегически и други документи, методологии, вътрешни правила и процедури” Въз осонова на резултатите от финкционалния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, както и взетите решения от проведените дискусии, дейността ще включва две поддейности: 4.1 Разработване и актуализация на вътрешни правила в Общинска администрация – гр. Попово 4.2 Актуализация в съответствие с националната и европейската нормативна база на вътрешните, нормативни и стратегически документи Новоразработените и актуализираните документи ще бъдат разпечатани и разпространени в съответните дирекции, отдели и звена.
Дейност №5 „Провеждане на съпътстващи обучения на служителите в администрацията” След направения функционален анализ, взетите решения, актуализирането и разработването на вътрешните документи ще бъде проведено еднодневно обучение на 40 служители в администрацията, които са пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи. Ще се представят подробно промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността служителите от общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се състои в зала на Община – Попово, ще бъде осигурена, необходимата мултимедийна техника. Ще бъдат подготвени обучителни материали, за провеждане на обучението: - Папка с логото и информация за проекта; - Химикалки - Кетъринг - 2 кафе паузи - флаш памет, с всички промени във вътрешните документи на администрацията - бележници с логото и информация за проекта - значки за участниците в обучението, с логото на ОПАК и надпис „Аз съм ефективен”.
Дейност №6 „Информация и публичност” Разгласяване на проекта, обхвата на услугите и дейностите, чрез провеждането на информационна кампания и разпространението на информационни материали, в т.ч.: - Провеждане на две пресконференции, една по повод стартирането на проекта и една за оповестяване резултатите от реализацията му; Тази фаза се състои в организиране на пресконференцията, а именно подготвяне на списък с участници, зала, организиране на кафе пауза, подготвяне и изпращане на покани, подготвяне на мултимедийни презентации, покана до медиите. Потенциален брой на участници – 30. - Подготовка на 60 комплекта материали (папки, химикалки, CD, USB флаш памет, бележници) за участниците в пресконференциите - Изработване и поставяне на информационна табела в сградата на Общинска администрация - Попово. - Отпечатване и разпространение на информационни брошури за целите и дейностите по проекта – 500 бр. - публикуване на 5 съобщения в регионално печатно издание: - излъчване на видеорепортаж в местната кабелна телевизия при приключване дейностите на проекта. - публикуване на информация за проекта на интернет страницата на Община Попово. - Изработване и поставяне на информационни плакати- 50 бр;, съдържащ името на проекта, както основната и специфичните цели. Плакатите ще бъдат разпространени на публични места, както и в залите за провеждане на кръглата маса и в залата за провеждане на съпътстващото обучение на служителите; - Изработване на 50 мъжки вратовръзки и 50 дамски шала за служителите от общинската администрация в цветовете и с логото на Оперативната програма; - Изработване на 100 броя подложки за мишки /mousepads/ с отпечатани: името на проекта,както и логото и слогана на Оперативната програма „Административен капацитет”, които ще бъдат раздадени на служителите.”
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 165 742 BGN
Общ бюджет: 105 599 BGN
БФП: 105 599 BGN
Общо изплатени средства: 105 599 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 105 599 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 33 148 BGN
2013 32 774 BGN
2014 39 676 BGN
2015 0 BGN
105 599 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 89 759 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 28 176 BGN
2013 27 858 BGN
2014 33 725 BGN
2015 0 BGN
89 759 BGN
В т.ч. Национално финансиране 15 840 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 4 972 BGN
2013 4 916 BGN
2014 5 951 BGN
2015 0 BGN
15 840 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Функционални анализи, извършени от административни структури
Индикатор 2 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ
Индикатор 3 По Дейност 1 - Брой разработени тръжни документации
Индикатор 4 По Дейност 1 - Брой проведени процедури по ЗОП попроекта
Индикатор 5 По Дейност 1 - Брой избрани изпълнители и подписани договори
Индикатор 6 По Дейност 2 - Брой разработени анализи
Индикатор 7 По Дейност 2 - Брой разработени препоръки и приет Общ план за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрациите, за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на администрациите
Индикатор 8 По Дейност 2 - Брой разработени предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи
Индикатор 9 По Дейност 2 - Брой разботени предложения за промени в устройствени правилници
Индикатор 10 По Дейност 2 - Брой проведени работни срещи и работни групи
Индикатор 11 По Дейност 3 - Брой проведени конференции, кръгли маси и дискусии, брой участници
Индикатор 12 По Дейност 3 - Брой отпечатани Доклади за проведен функционален анализ и Общ план за действие
Индикатор 13 По Дейност 4 - Брой разработени/ усъвършенствани методологии, вътрешни правила и процедури
Индикатор 14 По Дейност 4 - Брой разработени инструкции и наръчници за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията
Индикатор 15 По Дейност 5 - Брой проведени съпътстващи обучения, брой обучени служители
Индикатор 16 По Дейност 5 - Процент обучени жени
Индикатор 17 По Дейност 6 - Брой проведени пресконференции по проектното предложение
Индикатор 18 По Дейност 6 - Брой разработени и разпространени информационни и рекламни материали (презентации, брошури, плакати, аксесоари, USB, CD и др.)
Индикатор 19 По Дейност 6 - Брой изработени и поставени информационни табели
Индикатор 20 По Дейност 6 - Брой разпространени прессъобщения
Индикатор 21 По Дейност 6 - Бр. публикации в пресата, телевизионни и радио излъчвания
Индикатор 22 По Дейност 6 - Отпечатвани и разпространени информационни плакати
Индикатор 23 По Дейност 6 - Изработени 50 бр. мъжки вратовръзки и 50 бр. дамски шала с логото на оперативната програма
Индикатор 24 По Дейност 6 - Изработени подложки за мишки /mousepads/


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз