|
Дейности:
|
Дейност 1 – Организация и управление на проекта Във връзка с добрата организация, осъществяване на пряката оперативна работа и реализацията на конкретните дейности по изпълнението на проекта ще бъде сформиран Екип за управление, включващ 4 експерта: Ръководител, Координатор, Счетоводител и Технически сътрудник. Ръководителят ще бъде външен експерт, а останалите членове, служители на Общинска администрация Смядово. Членовете на екипа имат следните персонални отговорности и ангажименти:
Ръководител
- Следи за изпълнението на всички дейности и бюджета по проекта в съответствие с принципите на добро финансово управление;
- Ръководи дейностите по изготвянето на документацията за оформяне и окомплектоване на договорното досие;
- Изготвя междинни и окончателен доклад за проекта;
- Контролира графика по изпълнението на проекта и уведомява за обстоятелства, които биха могли да доведат до забавяне на изпълнението му;
- Предприема всички мерки за избягване конфликт на интереси, включително и в областта на обществените поръчки по проекта;
- Спазва всички изисквания за защита на личните данни, както и поверителността на всички представени документи, информации и други материали;
- Съдейства за предоставяне на всякакъв вид документация, свързана с проекта;
- Уведомява с писмено известие за възникването на събития, представляващи непреодолима сила и представя документи;
- Организира цялостната дейност на екипа за управление на проекта, контролира изпълнението на всички дейности по реализацията му;
Координатор
- Подготвя и предоставя на ръководителя на проекта ежемесечни отчети за напредъка в изпълнението на проекта, както и следи за нередности;
- Предоставя достъп и осигурява условия за извършване проверки на място и одити от страна на УО, както и изпълнение на мерките и препоръките, съдържащи се в докладите за проверка на място, както и информация и доказателства за тяхното изпълнение;
- Изпълнява изискванията на мерките за публичност и информация по проекта;
- Подпомага изпълнението на задълженията и отговорностите на ръководителя;
- Организира и координира процедурите за възлагане на обществени поръчки;
- Координира и контролира работата с изпълнителите на дейностите по проекта, избрани след проведените процедури за обществените поръчки.
Счетоводител
- Води точна и редовна документация и счетоводна отчетност по изпълнението на проекта, използвайки подходяща и адекватна електронна система;
- Осъществява хронологично, двустранно и аналитично счетоводно записване и съставя финансови отчети в съответствие с изискванията и основните счетоводни принципи на ЗС и подзаконовите нормативни актове;
- Осигурява на всички нива събирането на необходимите данни за осъществяване на финансовото управление, мониторинг, верифициране на разходите и оценка;
- Води редовно аналитична счетоводна отчетност за проследяване на възстановим ДДС и невъзстановим ДДС по проекта;
- Извършва на 100% документална проверка на всички разходни документи, доказващи извършването на разходите и изготвя доклади и отчети
- Подготвя документи за всички плащания по проекта.
Технически сътрудник
- Организира система за деловодство, архивиране и съхраняване на документите по проекта;
- Съдейства на всички членове на екипа във връзка с успешната реализация на проекта;
- Оформя всички видове справки и документация и организира цялостната кореспонденция по проекта;
- Организира заседанията на екипа, координира текущите задачи по проекта;
- Изпълнява организационните връзки;
- Сътрудничи на ръководителя на проекта при изпълнение на задълженията му.
Дейност 2 – Провеждане на процедури за избор на изпълнители Проектът предвижда външно възлагане за четири от основните дейности на общо трима изпълнители. Първият избран изпълнител ще отговаря за организацията и изпълнението на Дейност 6 и Дейност 7. Това е семинарът за обучение на служителите в администрацията и дейностите за информация и публичност, включени в проекта. На вторият външен изпълнител ще се възложи Дейност 4 – Функционалният анализ на администрацията. Третото външно възлагане е за Дейност 5 – разработване на вътрешни документи, правила, инструкции и наръчници.
За възлагането ще бъдат проведени съответните процедури, съгласно изискванията на ЗОП, а именно: Директно възлагане за Дейност 6 и Дейност 7 и Две възлагания чрез публична покана по реда на глава 8 „а” от ЗОП, съответно за Дейност 4 и Дейност 5.
Дейност 2 включва следните етапи:
- Изготвяне на задание за избор на изпълнител за подготовка на технически спецификации и тръжни документации за провеждане на две процедури с публична покана, съгласно изискванията на ЗОП.
- Изготвяне на критерии за избор на изпълнител за подготовка на тръжните документации.
- Избор на изпълнител и изготвяне на документите за обявяване на двете тръжни процедури.
- Предоставяне на тръжните документации на УО на ОПАК за одобрение.
- Обявяване на тръжните процедури за избор на изпълнители и събиране на оферти.
- Разглеждане и оценяване на офертите според предварително изготвени критерии, класиране и избор на изпълнители.
- Сключване на договори с избраните изпълнители.
Събирането на оферти и избора на изпълнител за Дейност 6 и Дейност 7, чрез директно възлагане ще се извърши от Екипа за управление на проекта. Договорът с този изпълнител ще бъде изготвен от избрания външен експерт, който ще подготви тръжните документи за останалите две процедури с публични покани.
Дейност 3 – Кръгла маса „Подобряване на административната и организационна структура на Община Смядово за постигане на по-голяма ефективност и избягване на дублиращи се функции” Кръглата маса ще се организира от екипа за управление на проекта. На форума ще се представят резултатите от разпространени сред служителите в общинска администрация Смядово анкети за оценка на работата им, най-честите проблеми и предложения за подобряване на функциите, ефикасността, бързина и икономичност на отделите, звената и отделните длъжности. Анкетите ще се подготвят и разпространят от екипа за управление на проекта. Резултатите ще се предоставят на избрания изпълнител на Дейност 4. В Кръглата маса ще участват 35 служители на Община Смядово. За идентифициране на проблемните зони и слабите места в работата на администрацията за участие във форума ще бъдат поканени и представители на НПО, бизнеса и граждани. Ще се обсъдят проблемите в Община Смядово при настоящата структура и организация на работните процеси. Ще се идентифицират възможности и съберат предложения за оптимизация и подобряване на работата.
Дейност 4 – Извършване на функционален анализ в общинска администрация Смядово, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Извършването на функционалния анализ ще се базира на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР. Функционалният анализ е процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на административната структура. За анализа ще се използват различни методи: проучване на документи и информация, анкетни проучвания, наблюдение и експертни оценки и др.
Основните етапи на функционалния анализ са:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцентите на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите и др.);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние в администрацията, идентифициране на проблеми, набелязване на мерки и формулиране на предложения за подобрение);
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане и изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите със заинтересованите страни);
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на препоръките, публичност на резултатите).
В рамките на изготвения функционален анализ в Община Смядово ще бъдат включени следните ключови елементи:
- Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността, формулиране на препоръки за подобрение работата на администрацията.
- Изготвяне на План за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрацията. Планът ще предложи мерки за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността. Уточняване и преразпределяне на функциите на отделите, звената и служителите в администрацията, избягване на дублиращи се дейности.
- Разработване на предложения за промени в Устройствения правилник на администрацията и оптимизиране на структурата.
Дейност 5 – Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на административната структура За подобряване на организацията, работните процеси и координацията в Община Смядово се предвижда разработване на нови или актуализиране на съществуващи вътрешни документи, правила и нормативи, както следва:
- Разработване на Стратегия за организационно развитие на администрацията;
- Актуализиране на вътрешните правила за работа на администрацията;
- Актуализиране на Система за финансово управление и контрол
- Разработване на Инструкция за документооборота;
- Разработване на вътрешни правила за подготовка и изпълнение на процедури по ЗОП;
- Разработване на Наръчници за работата, отговорностите, функциите, дейностите, документите и нормативите по отдели в администрацията.
Дейност 6 – Семинар „Ефективна, бърза и икономична общинска администрация Смядово” Обучителен семинар на 35 общински служители за запознаване с резултатите от функционалния анализ, документите, разработени по проекта и новата организация на работа. Семинарът е тридневен и ще се проведе в специално наета за целта зала. Форумът ще се използва за комуникиране резултатите от Функционалния анализ с целевата група по проекта и всички заинтересовани страни. В рамките на семинара, служителите на Община Смядово ще преминат обучение за новата организация и правила за работа и ползване на новите вътрешни документи и нормативи. Лектори и обучители на семинара ще бъдат експерти от екипите – изпълнители на Дейност 4 и Дейност 5, участвали в извършване на Функционалния анализ и разработили вътрешните документи, наръчници и нормативи.
Дейност 7 - Информация и публичност Дейностите за информация и публичност се реализират през целия период на изпълнение на проекта от 1–вия до 18–тия месец. Това са дейности за популяризиране на проекта, на неговите цели и резултати.
Дейностите за информация и публичност в настоящия проект се възлагат на външен изпълнител и включват:
- Организиране на 2 пресконференции с участието на 5 медии (местни, регионални и национални) – за представяне на проекта, на резултатите от изготвения функционален анализ, стратегията за организационно развитие, вътрешните документи, постигнатата оптимизация и отчитане на резултатите от проекта.
- Отпечатване и разпространение на информационни материали – в т.ч.: 2 000 бр. брошури, 1 000 бр. дипляни, 500 бр. плакати, 1 бр. информационна табела, която ще бъде монтирана пред сградата да Община Смядово.
Брошурите, дипляните и плакатите се разпространяват в 10-те общини на област Шумен.
Информация за проекта ще бъде публикувана и на Интернет страницата на Община Смядово. На публичните събития– Кръгла маса и Семинар също ще бъдат поканени представители на медиите. Екипът по проекта отговаря за съставяне на присъствени списъци за двете публични събития и за осигуряване на снимков материал.
Екипът по проекта отговаря и за изготвяне на съобщения за медиите и разпространението им до национални, регионални и местни медии в началото на проекта за запознаване с неговите цели и очаквани резултати, в хода на проекта при организираните публични събития и за представяне резултатите от Функционалния анализ и в края на проекта за представяне на постигнатите резултати от проекта.
|