|
Дейности:
|
Дейност 1. Управление на проекта Дейността включва 3 важни елемента за изпълнение.
Първи елемент: Създаване на екип за управление и подготовка за стартиране на дейностите, разпределение на задачите и отговорностите и следене за надлежното им изпълнение.
В началото на проекта ще се организира среща на екипа по проекта. На нея ще присъстват екипът по проекта (подробно описан в т.4в от настоящия формуляр), заедно с: консултанта по тръжни процедури, консултанта по земеделие и сътрудник „Връзки с обществеността”. По време на срещата ще се обсъждат конкретните методи и средства за успешно и навременно реализиране на проектните дейности.
Ще се съставят длъжностни характеристики за всеки член на екипа. В тях ще се детайлизират задълженията и отговорностите им, в съответствие с правилата за работа, вътрешен мониторинг, отчетност и контрол на екипа, за надлежно изпълнение на проектните дейности. Освен това ще се конкретизира и времето за изпълнение на всяка една задача от проекта.
По време на изпълнение на проекта ще се правят ежемесечни срещи на екипа по проекта, за да се отчете постигнатият напредък и изразходваните средства. Срещи ще се организират и при възникнали проблеми или непредвидени ситуации.
Втори елемент: Изработване на тръжна документация, провеждане на тръжни процедури и избор на изпълнители/подходяща оферта.
Тръжната документация ще включва и изработване на технически задания. Ще бъдат изготвени 2 тръжни досиета (едно тръжно досие по дейности 2, 4, 5 и 6 и едно тръжно досие по дейност 3). За целта е предвиден консултант за разработване на тръжна документация, който ще се ангажира и с провеждането на процедурите/избор на подходяща оферта и избора на изпълнители.
След като тръжната документация бъде подготвена, ще се пристъпи към реалното започване на процедурите. Те ще се проведат в един период с оглед на това да се интегрират сходни дейности в проекта и да се повиши ефективността му.
Процедурите ще бъдат съобразени с НВМОП и останалите приложими нормативни документи. Най-напред ще се пристъпи към набиране на не по-малко от три оферти. На базата на събраните оферти ще се изберат подходящите оферти, ще се изберат изпълнители за гореспоменатите услуги и ще се сключат договори с тях.
По реда на НВМОП, с една оферта, чрез директно договаряне ще бъдат избрани изпълнители на услуги, които са за: публикации в печатни регионални и местни медии; отпечатване на рекламни материали по проекта; езикови преводи и кетъринг.
Всеки етап от тази елемент ще бъде съгласуван с Управляващия орган на ОПАК - Дирекция „Оперативна програма „Административен капацитет” в МФ. По този начин се цели осигуряването на прозрачността при избора на изпълнители за проектните дейности.
Трети елемент: Отчитане на проекта в съответствие с всички изисквания на ОПАК и НСС.
Един от основните принципи при реализацията на настоящия проект ще бъде навременното отчитане и комуникация с отговорните за управлението на програмата институции. Ще бъдат изпращани редовни технически доклади и финансови отчети до Управляващия орган на ОПАК - Дирекция „ОПАК” в МФ, по които да се отчитат извършените дейности, изразходваните средства и постигнати резултати. Те ще се изготвят от координатора с помощта на ръководителя на проекта, като впоследствие ще се изпращат до Управляващия орган за одобрение. При всяко искане за плащане ще се изпращат финансови отчети до Управляващия орган, изготвяни от счетоводителя и одобрени от ръководителя.
В края на проекта ще се изработят финални технически доклад и финансов отчет. Те ще съдържат подробна информация относно всички извършени дейности по проекта, постигнати резултати и изразходени средства.
Областна администрация-Кърджали: Отговорна и следи за изпълнението на дейността по: сформиране на екипа; изготвяне на междинни и окончателни технически доклади и финансови отчети; провеждане срещите на екипа; подготовка на тръжните досиета, обявяване и провеждане на тръжните процедури, избор на изпълнител/подходяща оферта.
Регион Хага: Не участва.
Дейност 2. Оценка на механизма за вземане на решения в сферата на екологията и водите, земеделието и туризма в Област Кърджали Посредством тази дейност ще се анализира и оцени нивото на прилагане на принципите на добро управление в Област Кърджали. Дейността предвижда изработването на документ, съдържащ:
- Ситуационен и SWOT анализ на механизма на вземане на решения в сферата на екологията и водите, земеделието и туризма в Област Кърджали, и
- Оценка с предложения за промяна с цел подобряването му.
Ситуационният анализ ще бъде изготвен в три аспекта: правен, институционален/ административен/ организационен и икономически:
- Правен аспект - преглед на европейското и национално законодателство в посочените сфери, ситуации и примери за прилагането им в процесите на формиране и прилагане на политики и вземане на управленски решения и др.;
- Институционален/ административен/ организационен аспект - съществуващи и/или необходими органи, структури и организации в областта, административни процедури и механизми, изисквания и ограничения, възможности за институционално, административно и организационно формиране и прилагане на политики и принципите на добро управление, с цел повишаване на ефективността на управлението и др.;
- Икономически аспект - постигната максимална възможна полза при определени налични ресурси, въздействие върху социално-икономическото развитие на региона, положително и/или отрицателно финансово и икономическо въздействие върху заинтересованите страни - население, бизнес, регионални и местни власти, начини за регулиране на въздействието, и др.
Ситуационният анализ ще отчете дали: - управленските решения се вземат на база на широк обществен консенсус и отразяват приноса на всички заинтересовани от тях страни, в т.ч. отчитат ли се гласовете на уязвимите групи в обществото; - целите, правилата и процедурите са адаптирани към нуждите и законните очаквания на гражданите; - е постигната максимална възможна полза при определените налични ресурси; - съществува осигурен публичен достъп до информация за взетите решения, прилагането на политиките и постигнатите резултати, като така може да се следи и да се допринася за работата на администрацията; - се търсят нови ефикасни решения и се дава приоритет на модерни методи за организационно развитие и за удовлетворяване на очакванията на гражданите; - има готовност за въвеждане на иновации в управлението.
SWOT анализът ще отчете вътрешните фактори - силните и слаби страни в механизма на вземане на решения в сферата на екологията и водите, земеделието и туризма в Област Кърджали и ще очертае външните фактори - заплахите и възможностите за развитие и усъвършенстване на този механизъм. По този начин ще се дадат насоки за действие и методи за прилагане на принципите на добро управление и реализиране на ефективни политики, които на по-късен етап ще бъдат допълнени с чуждестранен опит. Обмен на опит и представяне на добри практики в областта на доброто управление са включени в програмите на двустранните работни посещения на експертните екипи в Регион Хага и в Област Кърджали.
Оценката на механизма за вземане на решения в Област Кърджали ще включва основни изводи, и при необходимост конкретни действия и препоръки с предложения за укрепване на административните структури и повишаване на прозрачността, отчетността и контрола в работата им, въвеждане на модерни техники за организационно развитие, регулиране развитието на самия механизъм, степен на сигурност и рискове относно въвеждане на предлаганите промени.
Областна администрация-Кърджали: Дейността ще се изпълни от избран изпълнител като Областна администрация-Кърджали ще оказва съдействие при изготвянето на ситуационния и SWOT анализ и Оценката чрез предоставяне на необходимата информация и достъп за успешното реализиране на дейността, както и експерти, ако е необходимо.
Регион Хага: Не участва.
Дейност 3. Организиране на двустранни работни посещения на експерти В рамките на проекта ще се проведат две работни посещения за обмяна на опит и добри управленски практики.
На първото работно посещение домакин ще бъде Областна администрация-Кърджали. Посещението е предвидено да бъде с продължителност четири дни, като в рамките на два дни експертен екип от Регион Хага ще вземе участие в следните дейности:
1.Официална визита в Областна администрация-Кърджали и Работна среща със служители от областна и общински администрации, и териториални звена на централната изпълнителна власт.
По време на срещата ще бъде обсъден изготвения документ по дейност 2 и ще се дискутират и анализират условията и моделите за практическо прилагане на принципите на добро управление в Област Кърджали. След работната среща експертният екип от Регион Хага ще посети на място администрации и обекти, развиващи дейност в трите сфери - екология и води, земеделие и туризъм.
2.Семинар „Механизъм за вземане на управленски решения в Област Кърджали през погледа на експерти от Регион Хага. Възможности и перспективи”, насочен към по-широк кръг заинтересовани страни. Освен представители на всички целеви групи по проекта, ще присъстват и служители на централните администрации и териториалните звена на централната изпълнителна власт.
Участниците в семинара ще бъдат подготвени за прилагане на чуждестранния опит във формирането на политики за добро управление и възможностите за прилагане на Иновативен модел за добро управление на конкретни политики в Област Кърджали.
До десет дни след приключване на първото работно посещение всички участници от експертния екип от Регион Хага ще подготвят общ експертен доклад с оценка на състоянието в Област Кърджали и препоръки за взаимстване на добри управленски практики от Регион Хага.
Второто работно посещение ще се домакинства от Регион Хага. Посещението е предвидено да бъде с продължителност пет дни, като в рамките на три дни екип от български експерти ще вземе участие в следните дейности:
1.Официална визита в администрацията на Регион Хага.
2.Работна среща за обмяна на опит с представители на държавната администрация от Регион Хага.
По време на срещата ще бъде обсъден механизма на управление в Регион Хага и ще се дискутират стратегическите и планови документи, институционалната и финансова рамка, нивата и структурите, които са създадени за въвеждане и утвърждаване на механизма на управление в Регион Хага. След работната среща експертният екип от Област Кърджали ще посети на място администрации и обекти, развиващи дейност в трите сфери - екология и води, земеделие и туризъм, както и конкретни продукти на проекти, реализирани чрез модела за вземане на управленски решения в Регион Хага.
3.Семинар „Възможности за прилагане в Област Кърджали на утвърдени добри практики в Регион Хага”, с участието на представители на чуждестранни институции и организации, които ще споделят опит при практическото прилагане на холандския модел на управленски механизъм в конкретни области.
Участниците в семинара ще бъдат запознати с добри управленски практики и чуждестранен опит от Регион Хага и ще могат да идентифицират конкретни добри практики, които да бъдат приложени в Област Кърджали.
След приключване на второто работно посещение всеки участник от експертния екип от Област Кърджали ще подготви експертен доклад с предложения за прилагането на конкретни добри управленски практики от Регион Хага в Област Кърджали.
Областна администрация Кърджали:
Домакин на първото работно посещение; разработва програмите за работното посещение и семинара; подготвя и предоставя на участниците в работното посещение методически материали, включващи документа от дейност 2; подбор и комуникация с участниците в работната среща и семинара;
Сформира експертния екип, който ще посети Регион Хага; участие на експертите в работната среща и семинара; отговаря за изготвяне на доклади от всеки участник с предложения за прилагането на конкретни добри управленски практики от Регион Хага в Област Кърджали.
Регион Хага:
Сформира експертния екип, който ще посети Област Кърджали; участие на експертите в работната среща и семинара; отговаря за изготвяне на общ доклад от всички участници с оценка на състоянието в Област Кърджали и препоръки за взаимстване на добри управленски практики от Регион Хага;
Домакин на второто работно посещение; разработва програмите за работното посещение и семинара; подготвя и предоставя на участниците в работното посещение методически материали за механизма на вземането на решения в сферата на екологията и водите, земеделието и туризма в Регион Хага и реализирани конкретни добри практики; подбор и комуникация с участниците в работната среща и семинара.
Дейност 4. Анализ на добрите практики от Регион Хага и Оценка на възможностите за прилагането им в Област Кърджали Целта на тази дейност е да се анализират проучените и идентифицирани конкретни добри практики от Регион Хага за механизма на управление и вземане на решения в сферата на екологията и водите, земеделието и туризма, както и да се преценят възможностите за прилагането им в Област Кърджали. Разработеният документ по дейността ще включва описаното дотук.
Информационна основа за осъществяване на дейността ще бъдат изготвените доклади на участниците в експертните екипи в двете работни посещения, а методологията ще се базира на използването на бенчмаркинг анализ, който включва SWOT анализ като предпоставка.
В анализа на добрите практики от Регион Хага ще бъде въведен системен бенчмаркинг анализ, за да се постигане максимална достоверност във времето при сравняването на резултатите от работата на двете организации - Област Кърджали и Регион Хага. Чрез технологията на бенчмаркинг анализа ще се извърши следното:
-Регион Хага с идентифицираните конкретни добри управленски практики ще бъде сравняван с Областна администрация-Кърджали и други организации, които са сходни с администрацията по различни показатели и които ще се сравняват с нея по ефективност. Приетата на експертно ниво „добра практика” ще бъде използвана като пример за подражание (бенчмарк) и ще бъдат изследвани компонентите, които я правят такава.
-На база на експертна дискусия в работна група ще се изберат няколко критерия (фактори за успех), които се ранжират по важност, и на които се дават различни теглови коефициенти. Добрата практика, Областна администрация-Кърджали и избраните за сравнение други администрации се поставят в матрица, в която за всеки от факторите за успех се дават стойности. Извършва се оценка на представянето.
-На база на използваните критерии (фактори за успех) се постига реалистична оценка на Областна администрация-Кърджали и другите сравнявани организации и се прави сравнение с резултата, постигнат от добрата практика.
Резултатите от бенчмаркинг анализа дават инструмент за идентифициране на причините, поради които Областна администрация-Кърджали се намира близо или далеч в сравнение с „добрата практика” и/или другите администрации, избрани за сравнение, а като управленско действие - дава аргументация за вземането на решение за коригиране на настоящото състояние или неговата промяна в определена посока.
Оценката на възможностите за прилагането на добрите практики в Област Кърджали ще бъде извършена на база резултатите от бенчмаркинг анализа на някои от идентифицираните най-добри управленски практики от Регион Хага.
В обхвата на тази дейност се предвижда и провеждане на Кръгла маса с участието на представители на всички целеви групи по проекта, както и други заинтересовани страни - служители на централните и териториалните звена на изпълнителната власт. На участниците ще бъде предоставен разработеният документ по дейността, включващ анализа и оценката.
По време на Кръглата маса ще се дискутират и анализират изводите в документа и възможностите за трансфер и прилагане принципите на добро управление и добрите управленски практики в Област Кърджали. Експертните мнения на участниците в Кръглата маса ще бъдат обобщени.
Областна администрация Кърджали: Дейността ще се изпълни от избран изпълнител, като Областна администрация-Кърджали ще предостави на изпълнителя необходимата информация (доклади на участниците в експертните екипи в двете работни посещения от дейност 3) и достъп, и ще оказва съдействие при изготвянето на анализа и оценката, за успешното реализиране на дейността, както и хора, ако е необходимо; разработва програмата и организира провеждането на Кръглата маса; подбор и комуникация с участниците в Кръглата маса; подготвя и предоставя на участниците материали за Кръглата маса. Изпълнителят участва с представител като модератор при провеждане на Кръглата маса и обобщава експертните мнения на участниците.
Регион Хага: Не участва.
Дейност 5. Популяризиране на възможностите (информационна кампания) за участието на гражданите и бизнеса във формирането и изпълнението на конкретни политики за добро управление на информираността на населението и до определена степен представлява визуализация и разпространение на резултатите от изготвените анализи и оценки, проведените работни срещи, семинари и Кръгла маса по проекта.
Чрез отпечатани и разпространени информационни листовки за информационната кампания на гражданите, в т.ч. уязвимите групи в обществото, бизнеса и всички заинтересовани групи, ще бъдат разяснени конкретните добри практики, модела и прилаганите механизми за осъществяване на принципите на добро управление в Регион Хага, съществуващият модел и прилаганите механизми за осъществяване на принципите на добро управление в Област Кърджали, и ще бъде повишена информираността им за възможностите за тяхно участие в процеса на управление.
Чрез анкетиране на избрани на случаен принцип респонденти, ще бъдат проучени нуждите и очакванията на гражданите, в т.ч. уязвимите групи в обществото, бизнеса и всички заинтересовани групи, за участието им във формирането и изпълнението на конкретни политики за добро управление в Област Кърджали, самите те ще могат да предложат как и по какъв начин виждат своето участие. Механизмът за обратна връзка ще бъде допълнен с възможност за изказване на мнение по същите въпроси чрез потребителска регистрация в интернет страницата на Областна администрация-Кърджали.
Изпълнението на тази дейност е предпоставка за по-нататъшно развитие на принципите на добро управление чрез съгласувани действия и начини, и от всички заинтересовани лица, а не само от областната и общинските администрации.
Резултатите от проучването ще бъдат анализирани, обобщени и публикувани на интернет страницата на Областна администрация-Кърджали, с постоянна опция за отворена връзка с всички заинтересовани страни, както и оповестени на обществеността чрез местните медии.
Областна администрация Кърджали: Дейността ще бъде възложена за изпълнение на избран изпълнител, като Областна администрация-Кърджали участва в организиране на информационната кампания; участва в модериране (заедно с изпълнителя) и одобрение на информацията, съдържаща се в информационните листовки; участва в разпространението на листовките. Изпълнителят подготвя и предлага информацията, която да бъде включена в информационните листовки; участва в модерирането им; участва в разпространението им; провежда проучването и обобщава резултатите от него.
Регион Хага: Не участва.
Дейност 6. Разработване и тестване на Иновативен модел за добро управление на конкретни политики в Област Кърджали Тази дейност предвижда разработване и тестване на Иновативен модел за добро управление на конкретни политики (в сферата на земеделието, туризма и екологията и водите) в Област Кърджали. Това е документът, който е свързан с конкретни аспекти от политиката на добро управление, а именно: дава иновативен метод за организационно развитие на администрациите и утвърждава действия, предприемани от администрациите за осигуряване на откритост и прозрачност, мониторинг, отчетност и контрол, и които позволяват на гражданите да вземат участие в управлението.
Иновативният модел за добро управление на конкретни политики в Област Кърджали ще съдържа:
- Механизъм за прилагане и изпълнение на конкретни политики;
- Инструмент за мониторинг и контрол при прилагане и изпълнение на конкретните политики.
За да бъде максимално ефективно разработването на модела ще се ползват изготвените дотук продукти от всички дейности по проекта. От тях ще се извлекат основните изводи и препоръки, ключовите характеристики и параметри за тестване и прилагане на модела, както и рискове при въвеждането му. Двете части на модела ще съдържат методологии, правила и процедури, като към всяка част ще бъдат разработени инструкции и указания с конкретни стъпки за прилагането им.
Разработеният Иновативен модел за добро управление на конкретни политики в Област Кърджали ще бъде представен и обсъден на заседание на Областния съвет за развитие на Област Кърджали, като по този начин кметовете на общини, председателите на общински съвети и представителите на работодателски организации, като целева група по проекта, ще бъдат детайлно запознати с него. При направени обосновани и конструктивни предложения от тяхна страна, моделът ще бъде допълнен с тези предложения.
Преди неговото тестване, ще бъде отпечатан и разпространен бюлетин, представящ Иновативния модел. Разработеният Иновативен модел ще бъде систематизиран в подходяща за последващо мултиплициране в други областни администрации форма.
Процесът на тестване включва организиране, учредяване и функциониране на три Обществено-консултативни платформи по: екология и води, земеделие и туризъм. За участие в учредителните заседания ще бъдат поканени широк кръг представители, работещи в тези сфери, част от които са в целевите групи по проекта.
Областна администрация Кърджали: Дейността ще бъде възложена за изпълнение на избран изпълнител, като Областна администрация-Кърджали организира заседание на Областния съвет за развитие, на което да бъде представен и обсъден Иновативния модел; участва в обсъждане на Иновативния модел; участва в модериране (заедно с изпълнителя) и одобрение на информацията в бюлетина; участва в разпространението на бюлетините; организира учредяването на три Обществено-консултативни платформи по екология и води, земеделие и туризъм; подбор и комуникация с участниците за учредяване на трите платформи. Избраният изпълнител ще разработи Иновативния модел, като Областна администрация-Кърджали ще предостави на изпълнителя необходимата информация и достъп за успешното реализиране на дейността, както и хора, ако е необходимо. Изпълнителят също подготвя и предлага информацията, която да бъде включена в бюлетина и участва в модерирането му.
Регион Хага: Не участва.
Дейност 7. Дейности за информация и публичност С цел да се осведоми обществеността за проектните дейности и да се изпълнят изискванията за информация и публичност на ОПАК ще се изпълняват последователно действия, включващи различни елементи.
В самото начало на проекта ще се проведе встъпителна пресконференция. Пред широката общественост и за възбуждане на интерес към темата, на пресконференцията ще се представи старта на проекта и ще бъде оповестено началото на същинските проектни дейности, отговорните за управлението му лица, търсените цели и очакваните резултати, както и източника на безвъзмездна помощ за реализиране на дейностите в лицето на ОПАК, финансирана от ЕСФ. За пресконференцията ще бъде изработен рекламен банер с логото на ЕС и на ЕСФ, за да дава ясна представа за източника на средствата за финансиране на настоящия проект. С общото съгласие и участие на партньорите по проекта ще се подготви и подпише Меморандум за сътрудничество за общото управление на проекта и дейностите, изпълнявани от кандидата и партньора.
По време на изпълнение на проекта ще се проведе една междинна пресконференция, на която отново ще присъстват партньорите от Регион Хага. На пресконференцията ще бъде представена информация за развитието на проекта до момента и ще бъдат информирани гражданите и бизнеса за механизма за вземане на управленски решения в Област Кърджали през погледа на експерти от Регион Хага, както и какви са възможностите и перспективите за взаимстване и прилагане на добри управленски практики от Регион Хага в Област Кърджали.
В края на проекта ще се проведе заключителна пресконференция. На нея, пред широката общественост, ще се отчетат всички извършени дейности, като ще се направи анализ на разходите и постигнатите резултати и ще се обяви официално приключването на проектните дейности.
С оглед на разпространението на информация и постигане на широка информираност на публиката за дейностите и резултатите по проекта, ще се пуснат 8 публикации през времето на изпълнение на проекта. Те ще се публикуват в местни и регионални печатни медии. Ще бъде поддържана постоянна връзка с представителите на местните и регионални медии и ще бъде предоставяна актуална информация относно напредъка на работата по проекта (след приключване на всяка дейност, както и по време на изпълнение на дейност, по която има постигнат резултат), с цел постигане на популярност на проекта, повишаване на обществената загриженост и информираност и ангажираност на целевите групи.
Като част от дейностите за информация и публичност на интернет страниците на Областна администрация-Кърджали и Регион Хага периодично ще бъде публикувана информация за напредъка на проектните дейности и постигнатите резултати.
Отделно от това се предвижда да се изработят информационни материали, които да осведомят обществеността за проекта и неговите продукти. Ще се изработят двуезични информационни брошури и двуезични плакати с информация, представяща проекта и източниците на финансиране, които ще се разпространят сред представители на заинтересованите страни в Област Кърджали и Регион Хага.
При подготовката на пресконференциите, семинарите, Кръглата маса и заседанието на Областния съвет за развитие на Област Кърджали ще бъдат изработени информационни материали за участниците, съдържащи папки, тефтери, компакт дискове/USB флаш памет и химикалки, върху които ще се визуализира името на проекта и източникът на финансиране и ще бъдат поставени логото и слоганът на ОПАК.
Областна администрация Кърджали: Подготвя, организира и провежда трите пресконференции по проекта; участва заедно с партньора в предварителното изготвяне и подписване на Меморандум за сътрудничество на началната пресконференция; публикува информация за изпълнението на дейностите по проекта на интернет страницата на администрацията; подготвя съдържанието на публикациите за печатни местни и регионални медии; участва в модериране и одобрение на информацията и дизайна на банера, брошурите и плакатите и възлага отпечатването им; участва в последващото разпространение на информационните материали.
Регион Хага: Участва в предварителното изготвяне и подписване на Меморандум за сътрудничество на началната пресконференция; публикува информация за изпълнението на дейностите по проекта на интернет страницата на региона; участва в последващото разпространение на информационните материали.
|