|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на проекта. Предвижда се да бъде сформиран екип за организация и управление на проекта, включващ ръководител, координатор, технически сътрудник и счетоводител.
Дейността се извършва пряко от членовете на екипа за управление и обхваща:
• организация и управление на изпълнението на преките дейности по проекта;
• изготвяне текущата документация – финансова, техническа, доклади от срещи;
• координация и организация на провежданите тръжни процедури и на успешното сключване на договори с избраните изпълнители;
• осъществяване и текущ контрол върху всички изпълнители на дейности по проекта: мониторинг на плана за изпълнение на проектните дейности; оценка и наблюдение на изпълнението на дейностите и проследяване на резултатите от тях;
• текуща координация и административно обезпечаване на проекта;
• комуникация с Управляващия орган (УО) на ОПАК;
В рамките на тази дейност ще се разработва необходимата документации за провеждане на процедури за избор на изпълнители по реда на ЗОП.
С цел по-голяма ефективност и прозрачност за подготовката на избора на изпълнител на заложените дейности по проекта ще бъде избран външен изпълнител. Организацията на приемането, прегледа, оценката и класирането на офертите ще се осъществява от екипа за организация и управление на проекта с участието на други експерти, когато това е необходимо.
Екипът ще се събира на регулярни работни срещи. Срещите ще служат за оценка на развитието на проекта и осъществяване на вътрешен мониторинг. Ще се изготвят протоколи от всяка среща.
Дейност 5: Информиране и публичност относно конкретните цели, дейности и резултати на проекта Предвижда се да бъде проведена цялостна информационна кампания по проекта в съответствие с указанията на УО на ОПАК, която ще включва:
Провеждане на 2 пресконференции в началото и в края на проекта. На пресконференцията за откриването на проекта ще бъдат представени целите, дейностите, очакваните резултати и екипа за организация и управление на проекта. На закриващата пресконференция ще се информира обществеността за постигнатите резултати от изпълнението на проекта и за предстоящите действия на администрацията, вследствие на извършения функционален анализ и предложенията за промени в нормативните актове на Агенцията по заетостта. На пресконференциите ще бъдат поканени за участие представители на средствата за масова комуникация.
С цел популяризация на дейностите по проекта и в изпълнение на изискванията за информираност и публичност на проекти, финансирани със средства на ЕС, се предвиждат и следните мерки:
- 500 бр. проектни брошури; 6 стр., формат А4, цветни, хром;
- 300 комплекта – папка, тефтер и химикал и USB-флаш памет;
- публикуване на актуална информация за проекта на Интернет-страницата на Агенцията по заетостта;
Предвижда се изработката и отпечатването на проектната брошура и комплектите с информационни материали да бъде възложена на външен изпълнител по реда на ЗОП.
Дейност 3: Изготвяне на предложения за промени в Устройствения правилник и вътрешните актове на Агенцията по заетостта. За изпълнението на тази дейност във връзка с изготвянето на предложения за промени в Устройствения правилник и вътрешните актове на Агенцията по заетостта ще се вземат предвид резултатите от дейност 2 и извършения функционален анализ. Изпълнението на тази дейност ще се възложи на изпълните, чрез провеждането на обществена поръчка по реда на ЗОП
Въз основа на извършения функционален анализ на Агенцията по заетостта ще бъдат взети предвид изведените препоръки от функционалния анализ и ще се изготви доклад, който да обобщи отправените препоръки за промени в структурно и функционано отношение на работата на админстрацията на Агенцията по заетостта. В доклада следва да бъдат направени предложения за конкретни промени в текстовете на следните документи:
• Устройствения правилник на Агенция по заетостта
Отправените препоръки за промяна на Устройствения правилник на Агенцията по заетостта ще са по отношение на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на вътрешните звена с оглед спазване изискванията на нормативните актове. При установяване от функционалния анализ на наличие на изцяло или частично дублиращи се функции и/или наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани ще бъдат предприети съответните действия от Изпълнителя за отразяване на препоръките в текстовете на Устройствения правилник на Агенция по заетостта. В случай че от функционалния анализ е идентифицирана необходимост за премахването на установени недостатъци в структурата и функциите на администрацията, същите ще бъдат отразени, като се предложи прилагането на процедурата за промяна на Устройствения правилник на Агенцията по заетостта.
• Вътрешните правила за работа на администрацията
• Указания и процедури за извършването определени дейности в Агенцията по заетоста
По отношение предложенията за промени на вътрешните правила за работа и указанията и процедурите за извършването на определени дейности в Агенцията по заетостта, Изпълнителят ще направи съответните предложения за изменение и актуализиране на функциите на дирекциите/главните дирекции, отделите и секторите в Агенцията по заетостта, спрямо дейностите, които извършват по прилагането на политиката на пазара на труда. Предложения за промени ще бъдат направени и по отношение на правомощията за премахването на нетипични функции за администрацията на Агенцията по заетостта.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. В рамките на тази дейност се предвижда да се извърши функционален анализ на Агенция по заетостта, в съотвествие с Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени от МДААР по проекта по Подприоритет 1.1. на ОПАК.
Функционалният анализ на Агенцията по заетостта ще изследва и оцени релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на Централната администрация на Агенцията по заетостта и на нейните териториални поделения - дирекции „Регионална служба по заетостта” и дирекции „Бюро по труда”.
Функционалните анализи са много обхватен метод за цялостен или частичен анализ на административните структури, за оптимизиране на дейността на администрацията и въвеждане на ефективни методи за управление. Предвид широкото поле на приложение на функционалния анализ често срещана практика е определен анализ да се фокусира върху различни проблеми области.
При провеждането на функционален анализ ще бъдат дефинирани конкретни цели с оглед съществуващата структура на Агенция по заетостта и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и въздействие.
За провеждането на анализа ще бъдат преминати основните етапи за провеждане на функционален анализ, които са описани в методологията и които включват:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ).
Дейност 4: Обучение на служителите, свързано с проведения функционален анализ и направените препоръки. Провеждане на обучение, свързано с проведения функционален анализ и доклада с предложения за актуализиране на вътрешни нормативни актове на Агенция по заетостта на служители от Централна администрация на Агенцията по заетостта и териториалните й поделения Дирекции „Регионална служба по заетост” и Дирекции „Бюро по труда”. За изпълнението на тази дейност ще се избере Изпълнител на обучението, в съответствие с правилата на ЗОП и подзаконовите актове по прилагането му. Обучението ще се организира в три дни, като ще бъдат представени резутатите от извършения функционален анализ и предложенията за актуализиране на устройствения правилник и вътрешните нормативни актове.
|