|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на проекта Дейностите по организация управление на проекта включват:
1.Определяне на дейностите и задълженията на членовете на екипа.
2. Определяне на правила за работа на екипа за управление на проекта съгласно функционални задължения и отговорности.
3. Съгласуване с УО на ОПАКна план-график за възлагане на обществените поръчки по проекта.
4. Създаване на правила за вътрешен контрол, финансова отчетност при управлението на проекта и за съхранение на проектната документация (одитна пътека).
6. Създаване на Електронно досие и вътрешен одит на етапите на проектното управление в информационната система за проектно управление на общината.
7. Провеждане на процедури по ЗОП за избор на изпълнители.
8. Текущ контрол по изпълнението на дейности, възложени на външни изпълнители.
9. Координация между отделните административни звена на Община Белослав.
10. Текущо отчитане по фази и етапи на изпълнението на проекта.
11. Текущ и окончателен мониторинг на самооценката на бенефициентите за степента на тяхната удовлетвореност от реализиране на отделните етапи на проекта и след окончателното му приключване.
12. Изготвяне на окончателни технически доклад, финансов отчет и искане за плащане по проекта.
Дейността е пряко свързана с организацията и управлението на проекта, което ще се осъществява на основата на системен подход, ясно и последователно планиране и наблюдение на проектните дейности.
Организацията на екипа ще се осъществи чрез възлагане на задълженията и дейностите на членовете на екипа съобразно законодателството.
С цел резултантно ориентирано изпълнение на проекта ще се сформира оптимален екип за управление, който ще се състои от следните позиции: ръководител, счетоводител, координатор и технически сътрудник.
Екипът ще има вътрешен механизъм за мониторинг, което ще способства за ефективната комуникация между членовете на екипа и доброто управление на проекта. Мониторингът ще включва текущо и систематично набиране и анализ на информация за изпълнение на дейностите по проекта, която ще се използва за отчитане на заложените индикатори.
С цел добрата организация на проектната документация и правилното съхранение на всички документи и отчети ще се изготви проектно досие, което ще се актуализира и съхранява от определен член на екипа.
Екипът ще координира разработването на документацията за възлагане на обществена поръчка за изпълнение на дейностите, което ще се осъществи съобразно националното законодателство в областта на обществените поръчки. Освен това ще бъдат спазени принципите на прозрачност и независимата оценка на кандидатите.
Дейността е в пряко изпълнение на общата цел на ОПАК и на специфичните цели на настоящия проект.
Дейност 2: Провеждане на обучения в Институт по Публична Администрация (ИПА) от каталога за 2014 година: Задълбоченият анализ на натовареността в администрацията и идентифицираните потребности и необходимостта на служителите за изпълнение на службните им ангажименти показват, че съществува нуждата от обучение по следните теми на курсове, които ще бъдат посетени в Институт по Публична Администрация (ИПА):
1. Обучение „Емоционална интелигентност в управлението” - УА-5 - 10 служители Обучението включва следните теми:
Управление на времето и стреса
Етичност в комуникациите
Процес на вземане на решения
2. Обучение „Етика и превенция на корупцията в държавната администрация“ ОПЕА-5 - 20 служители.
Обученията са предназначени за служители от администрацията на Община Белослав на експертни и ръководни длъжности, които в своята работа имат необходимост от усъвършенстване на уменията и познанията си в областта на управление на времето, етичност в служебната комуникация, преодоляване на стреса и оптимизиране на процеса на вземане на решения в общинската администрация.
Дейност 3: Повишаване капацитета на администрацията чрез специализирани обучения в Община Белослав: Планира се в рамките на настоящата дейност да се проведат специализирани обучения с място на провеждане - Община Белослав. Ще бъдат реализирани следните специализирани обучения за служители в общинската администрация на Община Белослав:
1. Обучение по информационна сигурност в администрацията - общо 15 служители;
2. Обучение свързано с качествена и надеждна ИТ инфраструктура – общо 20 служители;
3. Обучение за подобряване публичния образ и модернизиране на комуникационните стратегии на Община Белослав чрез усъвършенстване на стиловете, практиките и познанията в съответствие с добри управленски модели - общо 10 служители;
4. Обучителен семинар на тема „Социално интегриране на малцинствените групи в община Белослав ” – общо 14 служители ;
5. Обучение по английски език, съобразено с Европейската езикова рамка и стандартите за качествено езиково обучение, за общо 90 общински служители – за покриане на ниво А1 и ниво А2
Обученията са предназначени за служители от администрацията на експертни и ръководни длъжности, които в своята работа имат необходимост от усъвършенстване на уменията и познанията си в областта на информационната сигурност, комуникация с граждани, неформални и/или формални общност/структури, изграждане на привлекателен образ на Община Белослав, доброто управление, социалното интегриране на малцинствените групи, ефективността и модерната администрация, нуждата от качествена и надеждна ИТ инфраструктура и среда и английски език. Обученията ще се проведат от избран външен изпълнител.
Дейност 4: Провеждане на изнесени групови обучения за екипно развитие на администрацията Дейността ще бъде възложена на изпълнител, след проведена процедура по реда на ЗОП. В техническото задание на процедурата ще бъдат включени изисквания, които са релевантни към изпълнението на дейността и постигането в пълен обем на всички индикатори. Изпълнителят на дейността ще извърши цялостна организация след съгласуване на мястото за провеждане и определяне на списъка на участниците в изнесените групови обучения. Съгласуването на всички действия и места на провеждане, както и осигуряването на транспорт, отговарящ на изискванията на законодателството се извършва със Бенефициента по проекта, Община Белослав. В рамките на тази дейност ще се проведат две изнесени групови обучения за служители в общинската администрация. Обученията са с продължителност по 3 (три) дни всяко, както следва:
Групово обучение 1: “Обучение по прилагане на техники за съвместимост и екипна ефективност” - за 45 служители;
Групово обучение 2: “Обучение по решаване на конфликти и техники за мотивация на кариерно развитие в екипа” - за 20 служители.
Групово обучение 1 ще бъде тридневно, извън Община Белослав за общо 45 служители от администрацията на Община Белослав. Обучението ще бъде насочено към подобряване на съвместимостта, отношенията и екипната ефективност, както и към придобиване на умения за изграждане и работа в екип. Обучението ще се реализира въз основа на предварителна програма. Обучението ще обхваща теми, свързани с логиката и основите на екипната работа, както и с принципите за ефективна комуникация в екипа. Обучението ще е насочено към решаване на въпроса как да общуваме помежду си по-ефективно, за да взимаме по-добри решения и решаваме проблемите на хората. Обучението ще бъде интерактивно, като ще се проведе в контролирана среда с практическа насоченост, под формата на ролеви игри, работа в малки групи, дискусии и споделяне. Ще се осъществят стимулационни упражнения. За да могат участниците да учат ефективно, ще бъдат ангажирани в изпълнението на конкретно зададени задачи, които да дават преживявания, което е най-добрият източник на познания и умения. Логиката на изнесените обучения е служителите да работят в неформалната среда като именно в тази среда се развиват най-добре комуникативните си умения, чувство за взаимопомощ и работа за постигането на общи цели. Чрез специфичните игри служителите ще влизат в различни роли като целта е да отключват творческия си потенциал за екипна ефективност.
Групово обучение 2 също ще е в рамките на три дни и за общо 20 служители, като ще се проведе извън Община Белослав. То ще бъде насочено към техники за работа под напрежение, кариерно развитие, мотивиране на членовете на екипа и към техники за решаване на конфликти в екипа. Обучението ще цели да се отговори най-точно на въпроса кое спъва нашата обща работа и как да работим в среда с по-малко конфликти. Обучението ще се проведе под формата на интерактивни презентации, ролеви игри, симулации и модерирани групови дискусии. На обучението ще се цели да се развие способността на служителите открито да признават конфликта и да се търси решение чрез обсъждане, което е критично важно за успеха на екипа. В рамките на обучението ще бъдат приложени различни методи и техники, като всеки служител ще усвои ефикасни способи за разрешаване на конфликти, който е неизбежен. Ще се разиграят и техники за психично разтоварване.
Дейност 5: Дейности за информация, публичност и визуализация Тази дейност е насочена към осъществяване на мерки за популяризиране на проекта на Община Белослав чрез информиране на широката общественост и медиите, както и на факта, че Европейският социален фонд и правителството на Република България са финансирали проекта в съответствие с правилата за информация и публичност в европейските регламенти.
Настоящата дейност ще включва:
1. Провеждане на встъпителна пресконференция
2. Провеждане на финална пресконференция
3. Изработване интернет банер – 1 брой
4. Публикации в местни вестници – 2 броя
5. Изработване на информационни брошури – 300 броя
6. Доставени и брандирани с логото на ОПАК и ЕС, USB преносими памети от по 4GB – 200 броя
7. Изработени флаери с информация за проекта и Програмата – 250 броя
8. Изработени реклaмни тефтери с логото на Порграмата и ЕС – 50 броя
9. Изработени рекламни чанти с логото на Програмата и ЕС – 150 броя
10. Изработени брандирани рекламни химикалки с логото на Програмата и ЕС – 300 броя
11. Изработени информационни плакати с логото на Програмата и ЕС -50 броя
12. Радио събщения в местни радиостанции - 10 броя
При провеждането на дейностите за информация и публичност ще се спазват всички изисквания на Управляващия орган на ОПАК относно информацията и публичността на материалите и събитията. На рекламните материали, които ще бъдат разпространявани при провеждането им, изрично ще бъде оповестено, че проектът се съфинансира от ЕСФ чрез ОПАК, като се използват флагът на ЕС, логото и слоганът на ЕСФ и на ОПАК.
|