Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-3.1.08-0041-C0001
Номер на проект: 13-31-12
Наименование: Внедряване и сертифициране на система за управление на качеството в АГКК – фактор за предоставяне на качествени и насочени към потребителя административни услуги
Бенефициент: Агенция по геодезия, картография и кадастър
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 14.03.2014
Начална дата: 22.04.2014
Дата на приключване: 22.12.2015
Статус: Приключен
Място на изпълнение: Недефиниран
Описание
Описание на проекта: Повишаване на капацитета на АГКК за предоставяне на качествени и насочени към потребителя административни услуги.
Дейности: Дейност 6 Дейности за информация и публичност В рамките на дейност 6 ще бъде проведена цялостна информационна кампания по проекта в съответствие с указанията на УО на ОПАК, която ще включва: - организация на откриваща, междинна и закриваща конференция по проекта. Участие следва да вземат представители на държавната администрация, гражданското общество, бизнес организации и медии. Участници в конференциите следва да бъдат до 50 човека. Следва да бъде осигурен наем на зала, кетъринг (кафе-паузи), програма, презентация, оборудване, присъствени листи, заснемане на събитието; С цел популяризация на дейностите по проекта и в изпълнение на изискванията за информираност и публичност на проекти финансирани със средства на ЕС, се предвиждат и следните мерки: - 10 бр. публикации в местни и национални печатни издания; - 3 бр. ТВ реклама/популяризиране на изпълнението и напредъка по проекта; - издаване/печат/разпространение на 500 бр. информационни брошури; - изготвяне на 1 информационна табела на проекта; - изготвяне на информационни материали за участниците в конференциите - папки ( 300 бр.), химикали с логото на ОПАК и ЕС (300 бр.), usb с лого на ОПАК и ЕС (300 бр.). Предвижда се дейността да бъде възложена на външен изпълнител по реда на ЗОП.
Дейност 1 Разработване и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители В рамките на тази дейност ще бъде разработена документацията за възлагане на обществени поръчки за избор на изпълнители на дейностите „Разработване, въвеждане и сертифициране на система за управление на качеството“, „Одит на проекта“ и „Дейности за информация и публичност“, както и провеждането на съответните процедури съгласно нормативната уредба. Дейността включва разработването на пълен пакет документация за избор на изпълнител на всяка от изброените дейности, включително на технически задания, които да обхванат изцяло потребностите на АГКК, както и практически консултации в процеса на преглед и оценка на офертите, получени по всяка процедура. Дейността по разработване на процедурите ще бъде възложена на външен изпълнител с оглед осигуряване на достатъчен ресурс и професионализъм. Ще бъде проведена процедура за възлагане на услуга при спазване изискванията на Закона за обществените поръчки и най-добрата практика. Провеждането на процедурите ще се осъществява директно от АГКК, като организацията на приемането, прегледа, оценката и класирането на офертите се осъществява от екипа за управление на проекта с участието на други експерти – служители на администрацията, където това е необходимо.
Дейност 2 Разработване и въвеждане на система за управление на качеството Дейността е ключова за изпълнението на проекта и обхваща всички етапи и поддейности, свързани с разработванмето и ефективното въвеждане на Система за управление на качеството в АГКК. Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител чрез провеждане на открита процедура по ЗОП и ще обхваща следните основни етапи: Етап 1 - Встъпителен анализ и идентифициране на процесите През този етап ще бъде дефинирана мисията на администрацията за управление на качеството и ще бъдат идентифицирани нормативната рамка, клиентите и другите заинтересовани страни, както и техните изисквания, нужди и очаквания. Ще бъде извършен преглед и анализ на съществуващи вътрешни документи, процедури и инструкции на АКГГ. Ще бъдат идентифицирани процесите, необходими за постигане на очакваните резултати при осъществяване на контролната дейност. Ще бъдат уточнени входните и изходни данни на всички процеси и последователността и връзките между тях. Ще бъдат определени процесите, които трябва да бъдат документирани (освен тези, които се документират в съответствие с нормативно изискване), както и формите на документите. В края на етапа висшето ръководство на АГКК ще дефинира индивидуални отговорности по внедряването, поддръжката и усъвършенстването на всеки процес и неговите връзки с други процеси. В рамките на етапа се осъществяват срещи с ръководството на администрацията, извършват се посещения във всички нейни дирекции и се провеждат интервюта на ключовите служители във всяка дирекция. Етапът приключва с изготвен и представен на ръководството аналитичен доклад. Етап 2 - Разработване на първа версия на документация на Система за управление на качеството В рамките на етапа избраният външен изпълнител използва данните от етап 1, за да разработи първа версия на документацията на СУК. Етапът включва: формулиране на политика и цели по качеството; разработване на организационна структура; разработване на методи за измерване и анализ на процесите на контролната дейност на АКГГ; разработване на документите от СУК, както следва: • Разработване на наръчник по качеството • Разработване на процедури по качеството • Разработване на документи по качеството Разработената първа версия на документи от СУК се предоставя за утвърждаване на ръководството на АГКК. В случай на необходимост по документацията се нанасят корекции и подобрения. В края на етапа съвместно с външния изпълнител се утвърждава и график за внедряване на системата. Етап 3 – Практическо въвеждане на Система за управление на качеството и обучение на служителите Етапът се изразява в практическо въвеждане на утвърдената Система за управление на качеството във всички структурни звена и нива на администрацията, включително в нейните териториални подразделения, като същевременно провежда обучение на служителите за работа със системата. По време на процеса изпълнителят обсъжда/координира предложенията за промени, направени от служителите във администрацията, като в случай на необходимост предлага допълнителни корекции и подобрения. Тази дейност завършва с утвърждаване на окончателната версия на системата. Етап 4 – Вътрешен одит и преглед на ръководството. Съвместно с излъчения екип за управление и поддържане на Системата за управление на качеството, изпълнителят провежда вътрешен одит, като идентифицира необходими коригиращи и превантивни действия за отстраняване на несъответствията и прилагане на области за подобрение, които да бъдат реализирани преди началото на процеса по сертификация. Изпълнителят оказва съдействие на (администрацията) при провеждането на преглед на системата за управление на качеството, съгласно изискванията на стандарта ISO 9001:2008.
Дейност 5 Одит на проекта Дейност „Одит на проекта“ включва осъществяването на експертна подкрепа по отношение на финансовото управление на проекта. Дейността има следните основни направления: • Осъществяване на финансови консултации по време на реализацията на проекта; • Документална проверка и текущи становища по отношение на разходването на средства по проекта – разплащания с външни изпълнители, разходи за организация и управление и други; • Извършване на цялостен одит на проектната документация след приключване на основните дейности по проекта и изготвяне на одитен доклад. Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител – регистриран одитор или одиторска организация, чрез провеждане на съответна процедура по реда на ЗОП.
Дейност 4 Организация и управление на проекта В рамките на Дейност 3 ще бъде сформиран екипът на управление на проекта, включващ ръководител, координатор-дейности, координатор-отчетност и счетоводител. Дейността се извършва пряко от членовете на екипа за управление и обхваща: • организация и провеждане на оперативни срещи; • определяне и приемане на правила за работа на екипа, както и списък с оперативни задачи; • текуща координация и административно обезпечаване на проекта; • комуникация с Управляващия орган (УО); • координация на подготовката на тръжната документация с представителя на външната консултантска помощ; • публикуване на обяви в пресата за анонсиране на обществените поръчки, условия и формуляри; • организация на разглеждането на оферти по провежданите тръжни процедури и на успешното сключване на договори с избраните изпълнители; • осъществяване на текущ контрол върху всички изпълнители на дейности по проекта - мониторинг на плана за изпълнение на проектните дейности; оценка и наблюдение на изпълнението на дейностите и проследяване на резултатите от тях; • съхранение на документи, доклади и протоколи по проекта, водене на архив; • подготовка на финансови и технически отчети, съгласно изискванията на УО на ОПАК;
Дейност 3 Сертифициране на въведената Система за управление на качеството Дейността се състои в сертификация (проверка за съответствие и издаване на сертификат) на въведената в АГКК система за управление на качеството, съгласно стандарта ISO 9001:2008. Процесът по сертификация ще бъде възложен на външен изпълнител – орган по сертификация, избран след провеждане на съответна процедура по ЗОП. Изпълнителят следва да бъде акредитиран съгласно ISO/IEC 17021 от българския национален орган по акредитация – Изпълнителна агенция „Българска служба за акредитация” или от орган по акредитация на друга държава-членка на ЕС, съгласно EA MLA (European Cooperation for Accreditation Mulitlateral Agreement) ISO/IEC 17021:2006 (EN 45012/ISO/IEC Guide 62 и ISO/IEC Guide 66). Сертификационната организация ще определи подходящ одиторски екип, покриващ компетентността и обхвата на стандарта, и извърши сертификационен одит, като процесът ще премине през следните етапи: Одит Етап 1 - провежда се на място, в централата на АГКК в гр. София в и включва следните дейности: • Запознаване на одиторския екип с дейностите и процесите в администрацията; • Преглед на цялата документация, която се изисква от стандарта и се отнася до администрацията; • Проверка и потвърждение, че СУК е ефективно внедрени и има категорични предпоставки за преминаването към Одит Етап 2; • Изготвяне на доклад от Одит Етап 1, като при открити несъответствия се изготвя план за прилагане на адекватни коригиращи действия. Одит Етап 2 - обсъждане на ефективното внедряване на коригиращи действия за несъответствията, повдигнати по време на Одит Етап 1 (ако има такива); • Оценка на степента на ефективно внедряване на СУК в АГКК; • Потвърждение, че СУК съответства на изискванията на стандарта ISO 9001:2008, респ. друг приложим международно признат стандарт за управление на качеството; • Преглед на основните процеси и дейности на администрацията – одиторският екип извършва оглед на технологични, производствени, управленски и спомагателни процеси и дейности, разговаря с ключови служители и преглежда документи и записи от Системата; • Преглед на програми, доклади и протоколи за Вътрешен одит и Преглед от Ръководството, за да се потвърди, че са съставени и проведени така, че да гарантират ефективността на внедрената система; • Доклад от етап 2 и резюме от водещия одитор, относно несъответствията (ако има такива) и препоръките за подобряване. Водещият одитор взима крайното решение за издаване на съответен сертификат за съответствие, което се основава на доказателствата, събрани по време на Одит Етап 1 и Етап 2. След преглед на препоръките на водещия одитор и след корекция на евентуалните несъответствия, сертифициращата организация следва да одобри коригиращите действия и да издаде сертификат за съответствие на СУК със стандарта ISO 9001:2008.
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 326 656 BGN
Общ бюджет: 283 771 BGN
БФП: 283 771 BGN
Общо изплатени средства: 113 392 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 283 771 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 78 771 BGN
2015 34 621 BGN
113 392 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 241 205 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 66 956 BGN
2015 29 428 BGN
96 384 BGN
В т.ч. Национално финансиране 42 566 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 11 816 BGN
2015 5 193 BGN
17 009 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Администрации, въвели системи за управление на качеството
Индикатор 2 (Д) По дейност 1 - Разработена документация за възлагане на обществена поръчка – открита процедура
Индикатор 3 (Д) По дейност 1 - Сключен договор с изпълнител, избран по реда на ЗОП
Индикатор 4 (Д) По дейност 1 - Сключени договори с външни изпълнители – догооваряне без обявление
Индикатор 5 (Д) По дейност 2 - Разработена документация на система за управление на качеството
Индикатор 6 (Д) По дейност 2 - Структури на АГКК, в които е въведена система за управление на качеството
Индикатор 7 (Д) По дейност 2 - Брой служители, обучени за поддържане и управление на система за управление на качеството, получили сертификат за проведено обучение
Индикатор 8 (Д) По дейност 3 - Проведени сертификационни одити
Индикатор 9 (Д) По дейност 3 - Получен сертификат за съответствие на СУК
Индикатор 10 (Д) По дейност 4 - Сключени договори с членовете на екипа за управление на проекта
Индикатор 11 (Д) По дейност 4 - Проведени срещи на екипа за управление на проекта
Индикатор 12 (Д) По дейност 4 - Съответствие на изпълнението на дейностите със заложения план-график - брой несъответсвия
Индикатор 13 (Д) По дейност 5 - Одитен доклад
Индикатор 14 (Д) По дейност 6 - Проведени конференции
Индикатор 15 (Д) По дейност 6 - Публикувани платени съобщения в медиите и излъчвания на рекламните клипове в най-популярните ТВ канали и радиостанции
Индикатор 16 (Д) По дейност 6 - Поставена постоянна информационна табела
Индикатор 17 (Д) По дейност 6 - Разработени и разпространени информационни и рекламни материали - брошури
Индикатор 18 (Д) По дейност 6 - Разработени и разпространени информационни и рекламни материали - папки
Индикатор 19 (Д) По дейност 6 - Разработени и разпространени информационни и рекламни материали – USB флаш памет
Индикатор 20 (Д) По дейност 6 - Разработени и разпространени информационни и рекламни материали – химикалки


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз