Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-3.1.08-0021-C0001
Номер на проект: 13-31-24
Наименование: Качествени административни услуги към гражданите и бизнеса чрез въвеждане и сертифициране на система за управление на качеството в Министерство на инвестиционното проектиране
Бенефициент: Министерство на инвестиционното проектиране
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 14.03.2014
Начална дата: 14.04.2014
Дата на приключване: 14.10.2015
Статус: Прекратен
Място на изпълнение: България
Описание
Описание на проекта: Повишаване на капацитета на Министерство на инвестиционното проектиране (МИП) за предоставяне на качествени и насочени към потребителя административни услуги чрез въвеждане и сертифициране на система за управление на качеството
Дейности: Дейност 3 Сертифициране на въведената Система за управление на качеството Дейността по сертификация се състои в проверка за съответствие спрямо международно признат стандарт и издаване на сертификат за въведената в Министерство на инвестиционното проектиране система за управление на качеството, съгласно стандарта ISO 9001:2008 или друг приложим международно признат стандарт за качество. Дейността по сертификация ще бъде възложена на външен изпълнител – орган по сертификация, избран след провеждане на съответна процедура по ЗОП. Изпълнителят следва да бъде акредитиран съгласно ISO/IEC 17021 от българския национален орган по акредитация – Изпълнителна агенция „Българска служба за акредитация”, от национален орган по акредитация на друга държава-членка на ЕС, от национален орган по акредитация – страна по Споразумението за Европейско икономическо пространство и Конфедерация Швейцария или от национален орган по акредитация на държава, кандидат за пълноправно членство в ЕС, които са страна по Споразумението за взаимно признаване на Европейската организация по акредитация – EA MLA в област сертификация на системи за управление. Сертификационната организация ще определи подходящ одиторски екип, покриващ компетентността и обхвата на системата, и извърши сертификационен одит, като процесът ще премине през следните етапи: Одит Етап 1 - провежда се на място, в централата на Министерство на инвестиционното проектиране в гр. София, и включва следните дейности: • Запознаване на одиторския екип с дейностите и процесите в администрацията; • Преглед на цялата документация, която се изисква от стандарта; • Проверка и потвърждение, че Системата за управление на качеството (СУК) е ефективно внедрена и има категорични предпоставки за преминаването към Одит Етап 2; • Изготвяне на доклад от Одит Етап 1, като при открити несъответствия се изготвя план за прилагане на адекватни коригиращи действия. Одит Етап 2 - обсъждане на ефективното внедряване на коригиращи действия за несъответствията, повдигнати по време на Одит Етап 1 (ако има такива); • Оценка на степента на ефективно внедряване на СУК в Министерство на инвестиционното проектиране; • Потвърждение, че СУК съответства на изискванията на стандарта ISO 9001:2008, респ. друг приложим международно признат стандарт за управление на качеството; • Преглед на основните процеси и дейности на администрацията – одиторският екип извършва оглед на технологични, управленски и спомагателни процеси и дейности, разговаря с ключови служители и преглежда документи и записи от Системата; • Преглед на програми, доклади и протоколи за Вътрешен одит и Преглед от Ръководството, за да се потвърди, че са съставени и проведени така, че да гарантират ефективността на внедрената система; • Доклад от етап 2 и резюме от водещия одитор, относно несъответствията (ако има такива) и препоръките за подобряване. Сертификационният орган взима крайното решение за издаване на съответен сертификат за съответствие, което се основава на доказателствата, събрани по време на Одит Етап 1 и Етап 2. След преглед на препоръките на водещия одитор и след корекция на евентуалните несъответствия, сертифициращата организация следва да одобри коригиращите действия и да издаде сертификат за съответствие на СУК със стандарта ISO 9001:2008 или друг приложим международно признат стандарт за качество. Дейността е ключова за изпълнението на проекта и пряко допринася за постигането на всички заложени в проекта цели и очаквани положителни резултати. Сертификацията на внедрената Система за управление на качеството ще доведе до редица положителни ефекти за МИП, които са естествено следствие от положителните ефекти от въвеждането на системата (извършено в рамките на Дейност 2), като ги надграждат и допълнително укрепват тяхното позитивно влияние върху процесите по предоставяне на административни услуги. Задължението за непрекъснато подобряване на системите и осигуряването на съответствие с изискванията на стандартите ще доведат до цялостно повишаване на административния капацитет в дългосрочен план и до придобиване на опит и умения на служителите на администрацията в поддържането на ефективни системи за управление. Получаването на сертификат за съответствие ще гарантира съответствието на въведените системи с най-съвременните международно признати стандарти в областта на управлението и предоставянето на качествени услуги.
Дейност 5 Одит на проекта Дейност 5 „Одит на проекта“ включва осъществяването на експертна подкрепа по отношение на финансовото управление на проекта. Дейността има за цел да осигури текущи становища и документални проверки по отношение на разходването на средства по проекта – разплащания с външни изпълнители, разходи за организация и управление и други, както и извършване на цялостен одит на проектната документация след приключване на основните дейности по проекта и изготвяне на одитен доклад.
Дейност 6 Дейности за информация и публичност В рамките на дейност 6 ще бъде проведена цялостна информационна кампания по проекта в съответствие с указанията на УО на ОПАК, която ще включва: • Организация на 2 броя пресконференции по проекта – откриваща (за оповестяване на целите на проекта) и финална (за оповестяване на постигнатите резултати). Участие следва да вземат по 20 души на пресконференция. В организацията на пресконференциите се включват осигуряване на наем на зала и техническо оборудване и кетъринг (кафе-паузи). • Организиране на кръгла маса за представители на целевите групи в гр. София. • Изработка, печат и разпространение на 500 бр. информационни брошури (двустранни, пълноцветни); • Изработка на 2 броя банери; • Изработка и разпространение на информационни материали с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ (200 бр. чанти, химикалки и баджове); • Изработка и разпространение на информационни материали - папки с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ ( 200 бр.), с логото на ЕС, USB флаш памет с логото на ЕС (200 бр.), блокноти с логото на ЕС (200 бр.); • Публикации (3 бр.) в ежедневници за оповестяване реализацията на проектните дейности. Предвижда се цялостната дейност да бъде възложена на външен изпълнител по реда на ЗОП и съгласно описаното в дейност 1. Успешната реализация на целите на проекта е пряко свързана с постигането на максимална информираност на гражданите и бизнеса относно нововъведената система за управление на качеството при предоставяне на административни услуги от страна на Министерство на инвестиционното проектиране. Широката информираност на потребителите - представители на бизнеса и гражданите, за усилията и действията на министерството за усъвършенстване на качеството, е безусловно необходима за постигане на траен ефект от проекта. Поради това е необходимо да се проведе информационна кампания за запознаване на обществеността с предприетите мерки от страна на администрацията за ефективно повишаване на качеството при предоставяне на административни услуги, както и с цел оповестяване на финансовия принос на ЕСФ и държавния бюджет чрез ОПАК за изпълнение на проекта. Популяризиране на проекта, на неговите цели и очакваните резултати, чрез следните информационни канали: - Реализирани 2 бр. пресконференции; - Проведена кръгла маса за целевите групи в гр. София – до 30 човека; - Поставени 2 броя банери; - Изработени и разпространени 500 бр. информационни брошури; - Изработени и разпространени информационни материали с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ (200 бр. чанти, химикалки и баджове); - Изработени и разпространени информационни материали - папки с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ ( 200 бр.), с логото на ЕС, USB флаш памет с логото на ЕС (200 бр.), блокноти с логото на ЕС (200 бр.); - Реализирани 3 /три/ публикации в ежедневници за оповестяване реализацията на проектните дейности - Очакван резултат от реализацията на дейността е и оповестяване на финансовия принос на ЕСФ и държавния бюджет чрез ОПАК за изпълнение на проекта.
Дейност 4 Организация и управление на проекта В рамките на Дейност 4 ще бъде сформиран екипът за управление на проекта, включващ: • Ръководител на проекта • Координатор на проекта • Експерт нормативна база • Технически сътрудник • Счетоводител Дейността се извършва пряко от членовете на екипа за управление и обхваща: • организация и провеждане на оперативни срещи; • определяне и приемане на оперативни задачи; • текуща координация и административно обезпечаване на проекта; • комуникация с Управляващия орган (УО); • координация на подготовката на тръжната документация и провеждането на процедурите по ЗОП; • организация на разглеждането на оферти по провежданите тръжни процедури и на успешното сключване на договори с избраните изпълнители; • осъществяване на текущ контрол върху всички изпълнители на дейности по проекта - мониторинг на плана за изпълнение на проектните дейности; оценка и наблюдение на изпълнението на дейностите и проследяване на резултатите от тях; • съхранение на документи, доклади и протоколи по проекта, водене на архив; • подготовка на финансови и технически отчети, съгласно изискванията на УО на ОПАК;
Дейност 2 Разработване и въвеждане на система за управление на качеството Дейност 2 е ключова дейност за успешната реализация на проекта и се изразява в разработване на пълна документация на система за управление на качеството (СУК), представляваща съвкупност от вътрешно нормативни и организационни правила за работа и разписание на работните процеси, гарантиращи предоставянето на качествени услуги от страна на Министерство на инвестиционното проектиране. Дейността ще бъде реализирана от външен изпълнител, избран чрез подготвена и проведена обществена поръчка съгласно изискванията на нормативната уредба. Разработването и внедряването на системата за управление на качеството ще бъдат изпълнени с активното участие на всички експерти от МИП, чиито служебни задължения и компетентност имат отношение към правилното въвеждане и функциониране на системата и постигането на търсените положителни резултати. Изпълнението на дейността ще премине през следните основни етапи: Етап 1 - Запознаване с дейността на Министерство на инвестиционното проектиране и провеждане на обучение - изпълнителят се запознава с нормативните изисквания и дейността на министерството и извършва обща оценка на ефективността на управление, констатации и препоръки, предложение за архитектура на процесите, предложение за подходяща структура за системата за управление на качеството. Ръководството на МИП ще определи със заповед екип от служители, които ще бъдат отговорни за правилното въвеждане на СУК. Изпълнителят следва да реализира входящо обучение на определените служители за принципите и изискванията към системите за управление на качеството. Етап 2 - Разработване на документите на СУК - изпълнителят разработва първа версия на наръчник и процедури по качеството на основата на информацията и заключенията от предишния етап. Системата представлява съвкупност от вътрешни нормативни и организационни правила за работа и разписание на работните процеси, свързани с предоставянето на услуги от страна на МИП. Ръководството на министерството дефинира политиката и целите по качество. Етап 3: Въвеждане на СУК в администрацията на Министерство на инвестиционното проектиране - изпълнителят на дейността осъществява практическото въвеждане на СУК във всички структурни звена и нива на администрацията, като същевременно провежда обучение на служителите за работа със системата. По време на процеса изпълнителят допълва и коригира СУК, обсъжда/координира предложенията за промени, направени от служителите в администрацията. Тази дейност завършва с утвърждаване на окончателната версия на системата. Етап 4: Вътрешен одит и преглед на ръководството - Съвместно с излъчения екип за управление и поддържане на Системата за управление на качеството, изпълнителят провежда вътрешен одит, като идентифицира необходими коригиращи и превантивни действия за отстраняване на несъответствията и прилагане на области за подобрение, които да бъдат реализирани преди началото на процеса по сертификация. Изпълнителят оказва съдействие на ръководството на министерството при провеждането на преглед на системата за управление на качеството, съгласно изискванията на стандарта ISO 9001.
Дейност 1: Разработване и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители В рамките на тази дейност ще бъде разработена документацията за възлагане на обществена поръчка за избор на изпълнители на дейностите „Разработване и въвеждане на система за управление на качеството“, „Сертифициране на въведената система за управление на качеството“, „Одит на проекта“ и „Дейности за информация и публичност“, както и провеждането на съответните процедури съгласно нормативната уредба. Дейността включва разработването на пълен пакет документация за избор на изпълнител, включително техническо задание, което да обхване изцяло потребностите на МИП по избор на изпълнители, както преглед и оценка на офертите, получени по всяка процедура. Дейността ще се реализира директно от МИП, като организацията на приемането, прегледа, оценката и класирането на офертите се осъществява от екипа за управление на проекта с участието на други експерти – служители на администрацията, където това е необходимо и други външни експерти за участие в комисията за разглеждане, оценка и класиране по ЗОП. Дейността ще бъде извършена в рамките на оперативната дейност и бюджет на администрацията.. Дейността по провеждане на процедури по ЗОП е встъпителната дейност, чрез която ще се осигурят и реализират ключовите проектни дейности, както и задължителните мерки за одит на проекта и за информация и публичност. Дейността ще допринесе за правилното провеждане на процедурите за избор на външни изпълнители така, че да отговори в най-пълна степен на потребностите на МИП като администрация. Също така, дейността ще гарантира пълното съответствие на управлението на проекта с нормативната уредба, с изискванията на УО на ОПАК и със съвременните практики за прозрачност на действията на администрацията. Качествената подготовка на тръжна документация е гаранция за спазване на хоризонталните политики на ЕС при възлагане изпълнението на дейностите по проекта. Поради това тази дейност не само допринася, но е и основна предпоставка за постигането на целите на настоящата процедура по ОПАК и на специфичните цели на проекта.
Партньори
Партньори:  
Изпълнители:  
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 309 486 BGN
Общ бюджет: 0 BGN
БФП: 0 BGN
Общо изплатени средства: 0 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 0 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 61 897 BGN
2015 - 61 897 BGN
0 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 0 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 52 612 BGN
2015 - 52 612 BGN
0 BGN
В т.ч. Национално финансиране 0 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 9 285 BGN
2015 - 9 285 BGN
0 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Администрации, въвели системи за управление на качеството
Индикатор 2 (Д) Разработена документация за възлагане на обществена поръчка – (открита процедура, пряко договаряне, избор с публична покана)
Индикатор 3 (Д) Проведена обществена поръчка
Индикатор 4 (Д) Сключени договори с външни изпълнители (общо)
Индикатор 5 (Д) Разработена документация на система за управление на качеството
Индикатор 6 (Д) Брой служители, обучени за поддържане и управление на система за управление на качеството, получили сертификат за проведено обучение
Индикатор 7 (Д) Проведени сертификационни одити
Индикатор 8 (Д) Получен сертификат за съответствие на СУК
Индикатор 9 (Д) Сключени договори с членовете на екипа за управление на проекта
Индикатор 10 (Д) Проведени срещи на екипа за управление на проекта
Индикатор 11 (Д) Положителен одитен доклад
Индикатор 12 (Д) Процент възстановени разходи по проекта от страна на ОПАК
Индикатор 13 (Д) Проведени пресконференции
Индикатор 14 (Д) Брой участници в пресконференциите
Индикатор 15 (Д) Проведена кръгла маса за целевите групи до 30 човека
Индикатор 16 (Д) Поставени банери
Индикатор 17 (Д) Разработени и разпространени информационни и рекламни материали - брошури
Индикатор 18 (Д) Разработени и разпространени информационни и рекламни материали с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ (чанти, химикалки и баджове)
Индикатор 19 (Д) Разработени и разпространени информационни и рекламни материали – папки с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ
Индикатор 20 (Д) Разработени и разпространени информационни и рекламни материали – USB флаш памет
Индикатор 21 (Д) Разработени и разпространени информационни и рекламни материали – блокноти с логото на ЕС


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз