Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-1.1.07-0015-C0001
Номер на проект: 13-11-11
Наименование: Съвременна и ефективна администрацията на община Малко Търново
Бенефициент: Община Малко Търново
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 12.07.2013
Начална дата: 16.09.2013
Дата на приключване: 16.12.2014
Статус: Приключен
Място на изпълнение: България
Описание
Описание на проекта: Подобряване на ефективността и ефикасността на администрация на община Малко Търново чрез подобряване на организацията и работните процеси и стимулиране на организационното развитие на административната структура.
Дейности: Дейност 1: Дейности по организация и управление на проекта Дейността е необходима за успешната реализация на дейностите по проекта и за постигане на заложените цели. Екипът по управление на проекта носи отговорност за качественото и своевременното изпълнение на заложените индикатори. Етапи на изпълнение на дейността: • Формиране на екип за управление дейностите по проекта След подписване на договор с УО на ОПАК в рамките на една седмица ще се възложат на членове на екипа съответните отговорности и задължения. Служителите определени чрез заповед на кмета за екип по управление ще отговарят за изпълнението и отчитането пред Управляващия орган и другите одитни институции. Екипът ще се състои от: ръководител на проекта, счетоводител и координатор. • Изготвяне график на срещите на екипа и разпределяне на отоговорностите За по-ефективното управление на проекта ще се изготви План за действие, в който ще се заложат срокове за изпълнение и лица, които са отговорни за всяка дейност. Екипът ще се събира на работни срещи всеки месец. • Подготвяне на Вътрешни правила за управление на проекта Правилата за управление ще се подготвят с цел: - Координиране на изпълнението и осъществяване на контрол по отношение на изпълнителите; - Координация, взаимодествие и сътрудничество с Управляващия орган по ОПАК; - Разпределяне на отговорностите по отчитане на проекта; - Осигуряване на прозрачност при провеждането на тръжните процедури. • Провеждане на тръжни процедури за избор на външни изпълнители за дейностите по проекта Участие на екипа за управление на проекта при подготовката и провеждането на тръжни процедури за избор на изпълнител/и и осъществяване на контрол по отношение на изпълнителите. • Изготвяне на междини и окончателни доклади къмУО на ОПАК и проведждане на заключителна среща Целта е разпределяне на отговорности по подготовка на междините и финалния отчет към УО на ОПАК и организиране и съхранение за архив на документацията по проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ на общинска администрация Малко Търново Дейността включва основните етапи за провеждане на функционалния анализ съгласно Единната методология за функционален анализ: Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцента на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите, комуникация и разпределяне а задачите); Етап 2: Провеждане на функционалния анализ, чрез: • Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация; • Анализ на релевантността - идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кмета и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции и отдели) на администрацията, спрямо областите на политиката, за която отговаря кмета и зам. кметовете, установяване на нетипични функции, анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на администрацията, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани; • Анализ на ефективността - описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Малко Търново; описание и анализ на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на общинската администрация за постигане на целите с функциите на основните и звена. • Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и разходване на финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните звена; • Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение. Етап 3: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението с цел гарантиране на устойчивост. Информиране на заинтересованите страни за резултатите от анализа, мерки за изпълнението на препоръките, както и осигуряване на публичност на резултатите от функционалния анализ. Наблюдението на изпълнението на анализа ще бъде възложено на длъжностни лица за проследяване на изпълнението, както и изготвяне на доклади за изпълнението в процеса на последващ мониторинг.
Дейност 3: Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията. Дейността ще се извърши на база извършения в изпълнение на дейност 2 от настоящето проектно предложение функционален анализ. След изготвяне на анализа ще се извърши и оценка на съществуващата нормативна база и вътрешни правила на община Малко Търново, касаещи структурата на общинската администрация и организацията на работата. В рамките на тази дейност ще се изготвят предложения за промени в нормативната база на община Малко Търново и ще се извъши промяна на вътрешно – нормативни и стратегически документи при необходимост.
Дейност 4: Подобряване на организацията и работните процеси в общината Един от резултатите от функционалните анализи е изготвяне на планове на действие, които са част от него. В рамките на тази дейност ще се разработят необходимите стратегии за организационно развитие, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултата на функционалният анализ ще бъдат разработени и въведени: • Изготвяне на стратегия за организационно развитие; • Разработване на механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на администрацията; • Разработване на система за измерване и управление на изпълнението и индикатори; • Изготвяне на наръчници, методики, инструкции и др.
Дейност 5: Провеждане на съпътстващо обучение Тази дейност е се явява последният етап от внедряването на резултатите от функционалния анализ. За целта ще се проведе подготвителна среща на екипа на проекта с изпълнителите, ще се планира логистична подготовка, програма и методи на работа по повод на обучението. Същинското обучение ще се проведе в рамките на 2 дни с участието на общо 20 представители на общинската администрация и експерти, изготвяли функционалния анализ и предложенията за промени в нормативните и стратегически документи. Обучението ще има минимум два модула: теоретичен и практически.
Дейност 6: Популяризиране на проекта Кампанията по популяризиране на дейностите, които ще бъдат реализирани в рамките на проекта, сред целевите групи и заинтересованите страни ще съпътства цялото изпълнение на проекта и ще включва: • Провеждане на две пресконференции – начална пресконференция и финална за отчитане резултатите от изпълнение на дейностите по проекта; • Изготвяне на 3 прессъобщения за отразяване напредъка по изпълнението на дейностите по проекта и предоставянето им на медиите; • Осигуряване на своевременна информация за напредъка по изпълнението на проекта чрез публикации на сайта на общината; • Изработване на 60 комплекта рекламни материали - тефтери, конферентни папки, конферентни чанти, химикали и др. • Изработване на един банер отговарят на правилата за визуализация на финансирането от ОПАК и ЕСФ.
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 87 070 BGN
Общ бюджет: 78 127 BGN
БФП: 78 127 BGN
Общо изплатени средства: 78 127 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 78 127 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 17 414 BGN
2014 0 BGN
2015 60 712 BGN
78 127 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 66 408 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 14 802 BGN
2014 0 BGN
2015 51 606 BGN
66 408 BGN
В т.ч. Национално финансиране 11 719 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 2 612 BGN
2014 0 BGN
2015 9 107 BGN
11 719 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Функционални анализи, извършени от административни структури
Индикатор 2 Проведени информационни кампании
Индикатор 3 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ
Индикатор 4 (Д) 1: подписани договори с членовете на екипа
Индикатор 5 (Д) 1: Брой протоколи от проведени срещи
Индикатор 6 (Д) 1: Брой изговени вътрешни правила за управление на проекта
Индикатор 7 (Д) 1: Брой изготвени и проведени тръжни процедури за избор на външни изпълнители за дейностите по проекта
Индикатор 8 (Д) 2: тръжни документации - брой проведени процедури
Индикатор 9 (Д) 2: подписани договори
Индикатор 10 (Д) 2:функционален анализ
Индикатор 11 (Д) 2: план за действие
Индикатор 12 (Д) 3: анализ и оценка на съществуващата нормативна база и вътрешни правила на община Малко Търново
Индикатор 13 (Д) 3: доклад със систематизирани предложения за конкретни промени или създаване на някои нови допълнения в съществуващата нормативна база и вътрешни правила на община Малко Търново
Индикатор 14 (Д) 4: разработена и въведена стратегия за организационно развитие
Индикатор 15 (Д) 4: въведени механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура
Индикатор 16 (Д) 4: разработена система за измерване и управление на изпълнението и индикатори
Индикатор 17 (Д) 4: разработени и въведени наръчници, методики, инструкции
Индикатор 18 (Д) 5: Брой обучени служители на община Малко Търново
Индикатор 19 (Д) 5: Подготвени материали за участниците в обученията
Индикатор 20 (Д) 6: изготвени и предоставени на медиите периодични прессъобщения за осъществяване на дейностите по проекта
Индикатор 21 (Д) 6: публикации
Индикатор 22 (Д) 6: банери по проекта
Индикатор 23 (Д) 6: комплекти с рекламни материали
Индикатор 24 (Д) 6: проведени пресконференции


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз