|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление на проекта, разработване на документация и избор на изпълнител Управлението на проекта ще се осъществи от трима експерти – ръководител, координатор и счетоводител на проекта. С тях следва да се включат съответните граждански договори при спазване на правилата на УО на ОПАК.
Основните дейности по проекта ще се извършат чрез възлагането им на изпълнители при условията и по реда на Закона за обществените поръчки.
За тази цел в рамките на тази дейност ще бъдат разработена необходимата документация за възлагане обществена поръчка. Изборът на изпълнители за посочените дейности ще бъде извършен при спазване изискванията на ЗОП и на добрите практики.
Дейността по изготвянето на документацията ще се извърши от външен изпълнител. Изпълнителят следва да разработи документация за провеждането на обществената поръчка. След проведените процедури за избор на изпълнители следва да се подпишат договори и да започне осъществяването на дейности от проекта.
Дейност 2 Провеждане на специализирани обучения за придобиване на специфични и ключови компетентности В рамките на тази дейност са предвидени да се проведат 5 специализирани обучения за придобиване на специфични и ключови компетентности. Обученията са както следва:
Първо специализирано обучение на тема:
1. Обучение за кметове и кметски наместници за придобиване на умения по делова кореспонденция и развитие на компетентности за работа със специализиран софтуер.
В рамките на тази дейност ще бъде проведено тридневно обучение за 39 служители - кметски наместници и кметове на кметства /28 мъже и 11 жени/ за повишаване на професионалната квалификация. Обучението ще се проведе в рамките на 3 дни в 2 обучителни модула - придобиване на умения по делова кореспонденция и развитие на компетентности с работа със специализиран софтуер.
Обучението за развитие на компетентности за работа със специализиран софтуер е изцяло надграждащо, стъпва изцяло на постигнатите резултати и наученото от базовия курс проведен в рамките на предишния проект и цели доразвиване на уменията и специфичните потребности на кметовете и кметските наместници. Това обучение е продиктувано изцяло от проведеното предишно обучение и идентифицираните потребностите на кметовете и кметските наместници в рамките на първото обучение. Предвижда както изучаване на допълнителните функции на софтуерните продукти за работа с електронни таблици, така и по-сложни операции за анализ на данни, обработване на големи количества информация (създаване на диаграми, автоматизирани операции и др.), както и компютърни умения и ефективност на административната дейност. Обучението ще бъде комбинирано и ще включва: 1. Разширяване на знанията за работа с MS Word – работа с формуляри, работа с циркулярни писма, защити на документи, колективна работа върху документи, необходимо за създаване на единен стил и продуктивност в работата. 2. Надграждащо обучение по MS Excel с цел подобряване на уменията при създаване на бази данни, обработка на данните в таблиците, техники за писане на формули, търсене и селектиране на информация, автоматизация на контрола върху резултати, срокове и т.н. Миграционно обучение за преминаване към Excel 2010 3. Комуникации в Интернет (електронни пощи, работа с архиви, обмен на файлове, търсене на информация, он-лайн комуникация, използване на интернет за търсене и обмен на данни и пр.) 4. Разработване и администриране на проекти с помощта на информационни технологии – MS Project 5. Обучението включва преминаване от Windows XP към Windows 7 и от Office 2003/2007 към OFFICE 2010. Обучението е насочено към усъвършенстване на знанията в областта на компютърните технологии за кметовете и кметските наместници за по-ефективно и ефикасно упражняване на задълженията съгласно своите компетенции. За преминатите обучения участниците ще получат сертификати. Темите на обучението ще се надграждат и са различни от тези, които са засегнати в рамките на първият проект.
Вторият обучителен модул ще бъде насочен към формиране и развитие на умения по делова кореспонденция. То цели да запознае участниците със стандартите за делова кореспонденция и най-често използваните формати на документи, развиване на умения за използване на специфичен тон, език и стил при водене на делова кореспонденция (имейли, писма), както и с правилата за провеждането на обществени прояви, делови срещи и посещения на гости и на делегации в чужбина и представяне на общоприетите протоколни изисквания и културните различия. Идентифицираната потребност от обучение по делова кореспонденция за кметове и кметски наместници е обусловена от представителните им функции и свързаните с това протоколни кореспонденция и събития. Целта е по-ефикасно и ефективно изпълнение на задълженията за по-добър имидж на ръководството на общината.
За преминатите обучения участниците ще получат сертификати.
Второ специализирано обучение:
2. Обучения за ръководни длъжности в т.ч. за кмет и зам.кметове за придобиване на умения по делова кореспонденция и подобряване на презентативните умения.
В рамките на тази дейност ще бъде проведено тридневно обучение за 28 служители - в т.ч. за кмет и зам.кметове /19 жени 9 мъже/ за повишаване на професионалната квалификация за придобиване на умения по делова кореспонденция и подобряване на презентативните умения. Обучението ще се проведе в рамките на три дни в 2 обучителни модула - придобиване на умения по делова кореспонденция и подобряване на презентативните умения.
Първият обучителен модул на тема Делова кореспонденция- в т.ч. за кмет и зам.-кметове, както и ръководни длъжности от община Велико Търново цели да запознае участниците със стандартите за делова кореспонденция и най-често използваните формати на документи, развиване на умения за използване на специфичен тон, език и стил при водене на делова кореспонденция (имейли, писма), както и с правилата за провеждането на обществени прояви, делови срещи и посещения на гости в страната и на делегации в чужбина и представяне на общоприетите протоколни изисквания и културните различия. Необходимостта от обучението е обусловена от представителните функции на кмета, заместник-кметове, както и ръководни длъжности, и свързаните с това протоколни кореспонденция и събития, провеждани в общината. Целта е по-ефикасно и ефективно изпълнение на задълженията за по-добър имидж на ръководството на общината.
Вторият обучителен модул ще бъде насочен към формиране и развитие на умения за презентиране, които включват планиране на презентация, адаптиране към определена аудитория, използване на различни подходи за презентиране. Ще бъде разработена програма на обучението според целите и участниците в обучението. В рамките на обучението ще бъдат разгледани различни методи и техники, които служителите могат да използват при презентиране в зависимост от целите на презентацията и спецификата на аудиторията. Обучението има за цел да формира и развие уменията за говорене пред публика на служителите с цел представяне на идеи и/или изнасяне на лекции по определена тема. Обучението ще обхваща всички аспекти на презентирането пред публика: работата с презентационна техника, структуриране на съдържанието, дизайн на презентацията, поведение пред публика - вербално и невербално, работа с „трудни“ представители на аудиторията, различни методи и стилове на презентиране. Обучението ще се състои, както от представяне на теоретичните аспекти на говоренето пред аудитория, така и от практическите упражнения и дискусии.
За преминатите обучения участниците ще получат сертификати.
Трето специализирано обучение:
3. Придобиване на умения за работа с граждани със специфични потребности – жестомимичен език.
В рамките на това обучение следва да се проведе обучение на 18 служители по жестомимичен език, които ще се запознаят с общуването, което се извършва не със звукови символи, а с помощта на жестове и чрез езика на тялото. При него едновременното съчетаване на жестове с ръце, ориентация и движение на ръцете или тялото и мимика се използва за изразяването на мислите на говорещия най-вече при хора с увреден слух. Заложеното обучение за умения за работа с граждани със специфични потребности – жестомимичен език – е предвидено за звената от отдел “Гражданска регистрация” и отдел “Общински център за информация и услуги на гражданите” от дирекция “Административно обслужване”, дирекция “Култура и туризъм”, дирекция “Социални дейности и здравеопазване”. Отдел “Общински център за информация и услуги на гражданите” от дирекция “Административно обслужване” работи с граждани, като осигуряват актуална информация относно работата на общинската администрация, информация, свързана с осъществяването на административни услуги на гражданите, необходими документи, такси, срокове и др. Отдел “Гражданска регистрация” също работи с граждани при издаване на удостоверителни документи и дубликати на актове. Дирекция “Култура и туризъм” и дирекция “Социални дейности и здравеопазване” осъществява своята дейност при организиране на различни мероприятия и в рамките на ежедневната работа работи с граждани.
При изпълнение на своите задълженията гореизброените звена се сблъскват с необходимостта от специфични умения за работа с граждани със специфични потребности, на които следва да се предостави информация посредством жестомимичен език. Служителите на този етап не са подготвени за предоставяне на услугите за тези граждани, което общината би искала да разреши като проблем и предостави на хората със специфични потребности.
За преминатите обучения участниците ще получат сертификати.
Четвърто специализирано обучение:
4. Обучение за наставници на млади специалисти и експерти в общинската администрация.
В рамките на това обучение следва да се разработи обучителен модул за наставници на млади специалисти и експерти в общинската администрация. Ще участват 18 служители. В рамките на тази дейност следва да се използва Методологията за наставничество на служителите в държавната администрация, разработена специално за всички служители в структурата на ДА по проект „Подобряване на УЧР политиката в ДА”. Целта е да се разработи и ръководство за наставничество в общините. Обучителният модул за наставничество на млади специалисти и експерти ще включва различни дейности, които се адаптират в зависимост от специфичните нужди и особености на различните индивидуалности на млади специалисти и експерти в общинската администрация и звената в които работят. По този начин младите специалисти и експерти в общинската администрация ще получават необходимата подкрепа, за да развият професионалните си знания и умения и успешно да изпълняват задълженията си. Всички потенциални наставници ще се насърчават да усъвършенстват своите лични и професионални компетентности. Възможни теми на обучителния модул са: комуникационни умения (представяне на голям обем информация по структуриран, кратък и ясен начин, използване на примери, задаване на въпроси, активно търсене и даване на обратна връзка), организационни умения (изготвяне на план за действие на поставените цели и задачи на служителя, проследяване на изпълнението, препоръчване на стъпки за подобрение), различни подходи за обучение, фасилитиране на дискусии и др. Ще се разглеждат и въпроси като:
1. Как се избира наставник за даден служител?
2. Как се избира форми на наставничество за конкретен служител?
3. Какви цели се поставят на новоназначения служител за периода на наставничество?
В основата на наставничеството ще стои презумпцията, че служителите ще могат да постигнат много, че са способни да разкрият способностите и потенциала си, когато има подкрепата на по-опитен колега. Темите, върху които ще се води дискусията ще са насочени към развитието и растежа, към ролите, отговорностите и очакванията, към повишаване на ефективността. Наставничеството ще има смисъл за придобиване на нови умения от новите и по-неопитни служители или към търсене на по-доброто решение за справяне с даден проблем. В рамките на обучителния модул следва да се разгледат техниките за изграждане на специфични умения за нов вид отговорности за кратък период - за умения за работа в екип, делегиране на права и т. н.
За преминатите обучения участниците ще получат сертификати.
Пето специализирано обучение:
5. Обучение за млади специалисти и експерти в общинската администрация за работа с нормативни документи и обучение за изграждане на умения на организиране и планиране на работното време.
Предвижда се обучението да се проведе в рамките на 2 дни. В него ще участват 22 служители от общинската администрация. Модулите, по които ще се обучават младите специалисти и експерти в общинската администрация, ще бъдат 2: обучение за изграждане на работа с нормативни документи и обучение за изграждане на умения на организиране и планиране на работното време, екипната работа и взаимодействието..
5.1 Обучение за изграждане на работа с нормативни документи.
Обучение за изграждане на умения за работа с нормативни документи, ще е с продължителност 8 учебни часа, за 22 участника. Обучението за изграждане на умения за работа с нормативни документи е за служителите от администрацията, които не са юристи, но е необходимо да притежават обща нормативна грамотност за изпълнение на служебните им задължения. Обученията ще включват теоретични и практически занимания (индивидуални и групови задачи и упражнения, работа по казуси, въпроси и отговори). Ще бъде насочено към изграждането на знания относно работата с електронни правни бази, търсене на информация, проследяване на промените на даден нормативен акт. За преминатите обучения участниците ще получат сертификати.
5.2 Обучение за изграждане на умения за организиране и планиране на работното време, екипна работа и взаимодействие.
Обучението за изграждане на умения за организиране и планиране на работното време, екипна работа и взаимодействие ще е с продължителност 8 учебни часа за 22 участника. В рамките на това обучение следва да се разработи обучителен модул за развитие на тази ключова компетенция. Компетенцията „Планиране и организиране“ се свързва с умението за структуриране на работните задачи и процеси, както и със способността за определяне на ресурсите и конкретните дейности, необходими за постигането на заложените цели. При разработването на този обучителен модул ще бъде изведен набор от отделни способности, които в своята цялост са необходими за ефективното изпълнение на индивидуалните задължения на служителите. Те ще бъдат: способност за разпределяне на ресурсите, съобразно целите; способност за цялостна преценка; способност за координиране на отделните аспекти от работния процес; способност за определяне на приоритетите; управление на времето; способност за координиране на взаимодействието и усилията на отделните членове на екипа; предвидливост, далновидност; екипна работа и взаимодействие. Ще бъдат разгледани и основните техники и инструменти за одит на времето. Чрез него ще може да се разбере къде точно отива времето на отделните служители. За всеки ден от седмицата ще се анализира колко време са отделили за различните дейности, с които се занимават служителите. Одитът на времето ще помогне за оптимизиране процеса на работа.
За преминатите обучения участниците ще получат сертификати.
Дейност 3 Провеждане на обучения по курсове от каталога на Института по публична администрация След направения анализ на потребностите от обучение от Каталога на ИПА, към датата на подаване на проектното предложение за служителите са предвидени 7 обучения по следните теми:
1. Прилагане на Административно процесуалния кодекс /за юристи /ПП-6.1/
Продължителност: 2,5 дни, 20 учебни часа, за 5 юриста от дирекция „Правна”. Обучението цели да разгледа основните принципи на административния процес, както и някои по-специфични норми на Административнопроцесуалния кодекс; да представи основните производства и практически постановки, регламентирани в административнопроцесуалния кодекс, както и относимата съдебна практика; да подходи към прилагането на принципите и нормите на административния процес чрез визията на Европейските демократични и правни системи.
2. Прилагане на Гражданско процесуален кодекс /за юристи/ПП-7.1/
Продължителност: 2 дни, 16 учебни часа. Участници - 6 юристи от дирекция „Правна”, разделени на две групи. Обучението цели да представи актуалните проблеми по приложението на Гражданския процесуален кодекс и съдебната практика и тълкувателната дейност на ВКС.
3. Проблеми и решения за ефективно прилагане на Закона за обществените поръчки/ЕБ-3/
Продължителност: 2.5 дни, 20 учебни часа. Участници – 5 експерта и 1- директор и 1 н-к отдел от дирекция „Обществени поръчки и общинска собственост” – общо 7 души.
Обучението цели да се анализират въпросите, свързани с ефективната подготовка на обществените поръчки; да се разкрият проблеми на договарянето и изпълнението на обществените поръчки; да се разкрият проблеми и подходи за неточно изпълнение на обществените поръчки.
4. Ефективно управление на общинската собственост/ДУО-2/
Продължителност: 2 дни, 16 учебни часа. Участници - 4- експерта и 1 н-к отдел от дирекция „Обществени поръчки и общинска собственост”- общо 5 обучаеми. Обучението цели да се усвоят правните регулации и процедури за ефективно приложение на Закона за общинската собственост; да се анализират допускани нередности и проблеми в управлението на общински активи; да се представят добри и лоши практики в управлението на капиталовите активи на общината.
5. Вътрешен контрол: Ефективност на системите за финансово управление и контрол /ДУО-6/
Продължителност: 1,5 дни, 12 учебни часа. Участници- 4 експерта – 1-началник отдел от дирекция „Бюджет и финанси”,3-ма одитори от звено”Вътрешен одит”- общо 8 обучаеми. Обучението цели да се направи преглед на системите за финансово управление и контрол; да се анализира тяхното ефективно прилагане; да се разкрият нередности и слабости и предприемането на мерки за тяхното преодоляване.
6. Инициативи за развитие на културни дейности на общината и тяхното финансиране /ДУО-8/
Продължителност: 1 ден, 8 учебни часа. Участници – 4 експерти от дирекция „Култура и туризъм”. Обучението цели да разкрие финансовия аспект на инициативите за културно развитие на общината; да се разработи програма за културно развитие и се идентифицират разходи за нейното осъществяване; да се формират умения за разработване на проекти с културна насоченост,които да се финансират от европейски фондове и донорство.
7. Обща рамка за оценка на качеството в публичната администрация (CAF) – прилагане на европейския опит и практика в България. (УА-9).
Продължителност: 2,5 дни, 20 учебни часа. Участници – 10 експерта, сред които секретар на общината, директори на дирекции и н-к на отдели в общинската администрация. Обучението цели да предостави информация и знания за CAF /Общата рамка за оценка/ като съвременен европейски модел за подобряване управлението на публичната администрация ; да анализира възможностите и начините на прилагане на европейския модел CAF в структурите на българската публична администрация; да обсъди добри практики в прилагането на модел CAF в европейските страни и в България
Дейност 4: Дейности за информация и публичност Тази дейност е насочена към осъществяване на мерки за популяризиране на проекта чрез информиране на широката общественост и медиите, както и на факта, че Европейският социален фонд и правителството на Република България са съфинансирали проекта в съответствие с правилата за информация и публичност в европейските регламенти.
Дейностите за информация и публичност ще бъдат реализирани съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006 за осигуряване на публичност на проекта.
Те ще предоставят информация и ще осигурят публичност на изпълняваните дейности по проекта, като се използват подходящи комуникационни средства.
Планираните дейности за информация и публичност са:
• Провеждане на кръгла маса за целите и резултатите от проекта
Логистика: материали за участниците, кафе-пауза, зала, техника за презентации.
• Изготвяне на транспарант, който ще се ползва при всяко публично събитие и обучения с наименованието на проекта, размера на финансирането логата на ЕСФ, ЕС и ОПАК с размери: 200 х 50 см. или 180 х 60 см.
• Изготвяне на рекламни материали за участниците в дейностите по проекта – тефтер(меки корици), работен стенен календар, химикал и флаш-памет с изискуемите лого и надписи зa 250 човека.
При изпълнението на дейностите за публичност ще се съблюдават правилата за визуализация и публичност на ЕС. Всички информационни материали ще носят задължителните елементи и лога на програма ОПАК, на ЕСФ и на ЕС.
При провеждането на дейностите за информация и публичност ще се спазват всички изисквания на Управляващия орган на ОПАК относно информацията и публичността на материалите и събитията. На информационните материали, които ще бъдат разпространявани при провеждането им, изрично ще бъде оповестено, че проектът се съфинансира от ЕСФ чрез ОПАК, като се използват флагът на ЕС, логото и слоганът на ЕСФ и на ОПАК.
|